È il sogno di ogni imprenditore:
il cliente passa l’ordine e la nave produttiva prende il largo, dritta verso la meta.
Niente onde alte, niente secche improvvise.
La rotta è chiara, l’equipaggio affiatato, tutto fila liscio come in una navigazione d’altri tempi.

L’imprenditore è al timone, sicuro, lo sguardo puntato all’orizzonte, pronto a issare le vele verso nuovi mercati.

Peccato che, per molti, resti solo una traversata immaginaria.

La verità è che tanti restano lì sulla spiaggia a spingere il moscone sperando di arrivare al largo. Vedono i concorrenti viaggiare a una velocità di 20 nodi e arrancano con una zavorra di problemi irrisolti e inefficienze, pronta a farli affondare.

Perché per navigare col vento in poppa serve soprattutto una cosa: l’efficienza o, meglio, serve una produzione efficiente. Se manca quella, puoi anche sperare nell’olio di gomito, ma la barca resterà comunque in secca…

Vediamo allora cosa vuol dire produzione efficiente, come calcolare l’efficienza produttiva e cosa fare per migliorarla.

Sei pronto?
Iniziamo!

Cosa vuol dire avere una produzione efficiente?

Avere una produzione efficiente significa massimizzare l’uso delle risorse disponibili, per ottenere il massimo output. In concreto:

• ridurre i tempi di inattività
• minimizzare gli sprechi
• ottimizzare il processo produttivo.

Quindi l’efficienza produttiva è la capacità di un’azienda di realizzare i suoi prodotti (o offrire i suoi servizi) utilizzando al meglio le risorse a propria disposizione. 

Serve occhio, mestiere, e un pizzico di furbizia: perché l’efficienza non si improvvisa.
Si allena, si misura, si affina. E si applica a moltissime attività:

• Ai tempi e ai costi di set-up (attrezzaggio) dei macchinari
• Ai costi di gestione degli straordinari
  
  
• Alla produttività dei macchinari, calcolando le ore macchina
• Al costo di produzione del singolo pezzo realizzato
  
  
• A quanto tempo passano i magazzinieri nel movimentare la merce
• A calcolare il Costo di acquisto più basso e migliorare la redditività
  
  
• A quanto ci vuole prima che gli ordini da cliente vengano inseriti a sistema,
• ecc.

Come vedi, si va dalla Produzione al Magazzino, fino all’Organizzazione generale. Gli esempi sono numerosi. Ma c’è un problema. Questo mestiere del calibrare l’uso delle risorse o ce l’hai o non ce l’hai.

Se ti manca, ho una buona notizia per te: puoi lavorarci su, con una buona formazione o una consulenza mirata. Ti aiuterà a concentrarti sulle risorse a cui puntare per lavorare con efficienza. Attenzione, ho scritto efficienza.
Perché l’efficacia è ben altra cosa!

Efficacia ed Efficienza sono due cose diverse

C’è differenza tra efficacia ed efficienza, ma molti tendono a confonderle. L’efficacia è una cosa che hanno tutte le aziende degne di questo nome: basta evadere l’ordine al cliente, per essere efficace. Quindi, se hai un’impresa industriale o manifatturiera che rifornisce i suoi clienti rispettando tempi e quantità, di certo sei efficace.

L’efficienza, invece, è più rara: solo 1 imprenditore su 4 si pone l’obiettivo di essere più efficiente. Perché è una scelta che richiede più impegno, tempo e costanza. E queste sono qualità che, ahimè, hanno in pochi.

C’è chi va al sodo e chi è sempre indaffarato.
Chi si concentra sulle cose importanti e chi si divide tra produzione e uffici, tra magazzino e vendite.
Chi è al timone e chi, invece, è ovunque e quindi da nessuna parte, a metter bocca su tutto, senza risolvere davvero i problemi dell’azienda.

Perché per essere efficienti, c’è un proposito da seguire: la produttività non coincide con la frase “c’è molto da fare”.

Essere indaffarati non vuol dire essere produttivi

Concretamente sono poche le ore che un imprenditore dedica al lavoro vero e proprio. Dipende da come vanno le cose, da come avanzano i processi.

E se anche tu stai rincorrendo l’ennesima urgenza alle 9 di sera, lontano dalla tua famiglia, ti invito a riflettere sul fatto che oggi purtroppo non è la quantità di sudore che ti premia, ma l’arguzia che ti permette di fare meglio con quello che hai.

Magari iniziando a calcolare l’efficienza produttiva della tua azienda.

Non sai come fare?
Allora continua a leggere.

Come calcolare l’efficienza produttiva

Per calcolare l’efficienza produttiva, puoi utilizzare un parametro molto noto: l’Overall Equipment Effectiveness (OEE), che è anche il primo indicatore di performance da considerare quando si vuole misurare la capacità produttiva attuale di un’azienda. La formula è semplice:

OEE = T • V • Q

L’OEE, infatti, si calcola moltiplicando tra loro:

• T, cioè il tempo in cui la macchina è disponibile a svolgere le operazioni previste
• V, cioè la velocità o il ritmo di lavorazione
• Q, cioè la qualità del prodotto realizzato.

Se vuoi approfondire il calcolo (e conoscere anche i limiti di questo sistema), ti invito a leggere l’articolo che ho scritto proprio sull’Overall Equipment Effectiveness (OEE).

E ora che abbiamo inquadrato il concetto e la formula, passiamo a ciò che davvero conta di più per un imprenditore come te: migliorare l’efficienza produttiva.

Come migliorare l’efficienza produttiva?

Migliorare l’efficienza produttiva è il Santo Graal che tutti gli imprenditori lungimiranti vorrebbero conquistare, salvo poi scontrarsi con la dura verità: per migliorare serve un cambiamento radicale di mentalità e di approccio.

Quello che suggerisco io come consulente e formatore è la via del Kaizen (o miglioramento continuo), che si pratica nelle aziende che scelgono la lean manufacturing e il Just in Time. Ecco quindi alcune delle azioni che dovresti mettere in campo per ottenere una produzione più efficiente:

• Analizza i processi
  
  Hai mai disegnato – nero su bianco – il flusso reale del tuo processo produttivo?
  Dalla prima fase all’ultima, senza saltare nulla.
  
  Scoprirai che, spesso, ci sono colli di bottiglia nascosti, passaggi inutili, oppure reparti che si parlano… ma non si capiscono. Mappare serve a questo: vedere l’invisibile per intervenire con precisione.
  
  
• Analizza le attività
  
  Ogni azione in azienda ha un peso. Ma tutte portano davvero valore?
  Distinguere ciò che serve da ciò che appesantisce il sistema è fondamentale.
  
  Hai operazioni che non aggiungono nulla al prodotto o al cliente? Allora forse è ora di tagliare, semplificare, restituire tempo alle cose che contano.
  
  
• Analizza i fornitori
  
  Chi ti rifornisce è parte della tua efficienza.
  Fermati un attimo e chiediti: i tuoi fornitori ti fanno guadagnare tempo e denaro… o te ne fanno perdere?
  
  Confrontare, testare, negoziare: non è solo un lavoro per l’ufficio acquisti, è una leva strategica per ridurre i costi e migliorare la qualità.
  
  
• Forma il personale
  
  Chi lavora accanto a te ogni giorno ha il potenziale per risolvere mille problemi… o per crearne il doppio.
  Sai davvero cosa sanno fare? Sai cosa potrebbero fare con la giusta formazione?
  
  Investire sulle persone non è un costo, è un acceleratore di efficienza. E, nel tempo, fa tutta la differenza del mondo.

Queste sono solo alcune delle azioni che suggerisco per migliorare l’efficienza produttiva della tua azienda, anzi, la sua efficienza in generale. Ce ne sarebbero anche altre, ma preferisco fermarmi qui.

Perché, come vedi, è una via che difficilmente si può percorrere da soli e senza analizzare prima l’azienda e i suoi processi.

Una lista di cose da fare non basta per cambiare la situazione. Io posso aiutarti a fare chiarezza e a mettere in fila le priorità per fare il grande salto: da azienda solo efficace ad azienda efficiente.

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