Ecco cosa si intende per efficacia ed efficienza

Vediamo la differenza tra efficacia ed efficienza con un esempio. Poniamo che tu debba evadere un ordine a cliente per 100 pezzi. Secondo te c’è differenza tra produrre i pezzi in 2 ore e produrre gli stessi pezzi in 1 ora?

La risposta è ovvia.

Chiunque preferirebbe produrre la stessa quantità in un tempo minore. Meno facile è capire il perché e soprattutto come fare per migliorare la prestazione attuale. Infatti:

• nel primo caso, quando produci i 100 pezzi in 2 ore, si può dire che sei efficace, perché raggiungi con successo l’obiettivo prefissato (evadere l’ordine a cliente)
• nel secondo caso, quando produci gli stessi pezzi in 1 ora, si può dire che sei efficiente, perché raggiungi l’obiettivo utilizzando meno risorse (le ore-lavoro)

Quindi, un’azienda è efficace quando raggiunge con successo gli obiettivi prefissati.

È efficiente quando raggiunge gli obiettivi e utilizza al minimo le risorse a propria disposizione.

In questo disegno la differenza tra le due è lampante: 

Il cerchietto indica il punto di partenza, la stellina quello di arrivo. La linea è l’insieme di azioni fatte per raggiungere il punto di arrivo. Nel primo caso c’è tutta una serie di indugi, di disturbi, di garbugli. Significa che per tagliare il traguardo hai sostenuto tante spese, impiegato troppe risorse. L’azione è efficace ma per nulla efficiente. Nel secondo caso, invece, il bersaglio viene centrato con un utilizzo minimo di risorse. Le azioni fatte sono efficienti perché le spese sono minime.

Considerando il risultato, sei efficace quando fai le cose bene.
Considerando il rendimento, sei efficiente quando fai le cose giuste.

Quindi, come puoi intuire, essere efficaci è facile e alla portata di tutti. Chiunque è in grado di raggiungere il traguardo. Anch’io potrei dire di avercela fatta: produco 100 pezzi in 20 giorni e sono a posto! Ho fatto bene, sono stato bravo. Ma è l’efficienza che fa fare il salto di qualità e ti distingue dai concorrenti.

È una forma di scaltrezza che ti fa capire in anticipo da che parte tira il vento.
E ti aiuta a disporre le vele nel verso giusto, per navigare vento in poppa.

L’esempio dei 100 pezzi che ti ho proposto è grossolano. Ma è utile a chiarire bene qual è la differenza tra efficacia (cosa fatta bene e basta) ed efficienza (cosa giusta perché ti fa guadagnare davvero).

Adesso voglio portarti a pensare un po’ più in grande. 

Cos’è e come si usa il principio di efficienza

Immagina il tuo intero piano di produzione, con tutti gli articoli messi in fila pronti per essere prodotti, giorno dopo giorno. Sei così abituato a lavorare in un certo modo che è facile dimenticarsi di pensare alle alternative. E se le alternative ti facessero lavorare un’ora di meno per ogni articolo che fabbrichi?

È qui che entra in gioco il prodigio dell’efficienza – o meglio, il principio di efficienza – e il suo modo virtuoso di ragionare.

Il principio di efficienza, o di economicità, dice che la tua è un’azienda efficiente quando usa i mezzi più adatti e meno costosi per produrre. In sostanza: quando raggiungi il massimo spendendo il minimo. E hai meno sprechi.

Ti ricorda qualcosa? Ne ho già parlato a proposito di Just in Time e di lotto economico d’acquisto, il metodo infallibile per ordinare le quantità che ti fanno risparmiare di più.

Inoltre, l’efficienza la puoi applicare a ogni attività:

• Tempi e costi di set-up (attrezzaggio) dei macchinari
• Costi di gestione degli straordinari
• Produttività dei macchinari, calcolando le ore macchina
• Costo di produzione del singolo pezzo realizzato
• Tempo impiegato dai magazzinieri a movimentare la merce
• Calcolo del costo di acquisto più basso
• Tempo necessario perché gli ordini da cliente vengano inseriti a computer
• E così via…

È un principio che si applica a qualsiasi cosa. Si va dalla produzione al magazzino, fino all’organizzazione generale. Gli esempi sono numerosi. Ma per utilizzarlo, devi prima sviluppare un buon fiuto per l’efficienza.

Come applicare il principio di efficienza

Come si applica il principio di efficienza?
Con una cosa sola: usando il ragionamento.

Ecco, quindi, un esempio di come ragiona chi usa il principio di efficienza.

Prendiamo un imprenditore, come te, alla guida di un’azienda industriale o manifatturiera. Produce 100 pezzi, in 2 ore, con 3 addetti. Sulle prime, gli sembra di aver fatto un buon lavoro, poi vede che con un piccolo accorgimento riesce in un secondo passo: produrre 100 pezzi, in 1 ora, con 3 addetti.

Ha risparmiato un’ora.

Tenendo gli occhi aperti, e dedicando tempo a mettere davvero in pratica le belle idee che gli frullano in testa, scopre il terzo: produrre 100 pezzi in 1 ora con 2 addetti. Poi il quarto: produrre 100 pezzi in 1 ora con 1 addetto.

Il passo successivo gli rivela che, con qualche trovata in più, è in grado di produrre 100 pezzi in 1 ora, con 1 addetto, consumando 100 kg di acciaio.

L’ultimo – e poi mi fermo – è una rivelazione: può produrre 100 pezzi in 1 ora, con 1 addetto, consumando 80 kg di acciaio.

Come facilmente avrai capito, una volta che applichi il principio, non finisci mai di aggiungere efficienza a quello che fai. Una volta raggiunto un mare, scopri che sei in grado di salpare subito verso un altro. Inoltre, cominci a prenderci gusto.

Obiezione! Ma io non ho tempo da perdere in cose così astratte come l’efficienza…

Obiezione accolta. So già che stai pensando: “Ma io, che ho mille cose da fare e che devo star dietro a qualsiasi cosa, come faccio a trovare il tempo per l’efficienza? E poi perché dovrei prendermi cura di un concetto astratto? Sulla carta son buoni tutti a recitare le regoline… ma a metterle in pratica?”.

Bene, io accolgo la tua obiezione perchè è lecita e comprensibile.

9 volte su 10 è la stessa che ricevo dai titolari delle aziende che mi contattano per una consulenza. Quindi, come ripeto spesso anche a loro, ti invito a guardare le cose da un’altra prospettiva, per il tuo interesse e per quello della tua azienda.

Se non ti dedichi all’efficienza, e ti accomodi guardando solo all’efficacia, continuerai a pagare costi inutili

Dimmi se ti riconosci in questa descrizione. Più volte all’anno ti sarai detto:

“Vorrei tanto poter dedicare più tempo alle manutenzioni”;
“Domani mi metto lì e risolvo il problema che fa lavorare male quell’operaio”;
“Chissà quali sono i costi della mia produzione? L’ultima volta ho tentato di fare il calcolo ma non sono giunto a nulla”;
“Sabato faccio 2 ore di straordinario e recupero tutto”.

Sai meglio di me le volte che hai immaginato di migliorare lo stato attuale delle cose. Se tiriamo le somme di questi propositi sarai d’accordo nell’ammettere che ne avrai fatti a centinaia.

E di cose concrete portate a termine?
Fammi indovinare: nemmeno l’ombra.

Questo groviglio di pensieri, che ti segue all’infinito, ogni tanto si rinnova.
Sembra avere uno slancio e poi sparisce nel dimenticatoio. Va a finire nel vortice di tutte quelle “cose da fare”, che restano lì a occupare spazio nella tua mente, fino a che non ti arrendi e pensi che la situazione sia questa e che non ci sia nulla da fare.

Allora, cosa fai? Raggiungi l’obiettivo (efficacia), ma a caro prezzo (inefficienza).

Un buon consulente non potrà che dirti:

• E tutto quello che hai speso fino a qui dove lo metti?

• Vuoi abbandonare tutti i sacrifici che hai fatto per mandare avanti l’azienda?

• Per quanto tempo ancora vuoi farti fregare dall’abitudine?
  
  

L’abitudine è una brutta bestia

Peggio. Con l’abitudine non si mangia! Da una parte ti accarezza, ti rassicura, ti dice con parole dolci che il tuo modo di fare è bello e aumenta l’autostima. Dall’altra nasconde il vero potenziale che puoi raggiungere.

Con l’abitudine hai una certezza: continui a pagare più del necessario, a rincorrere un guadagno che non ti soddisfa mai e a correggere i problemi causati dall’inefficienza. L’abitudine ti sposta l’attenzione sull’efficacia e ti fa dimenticare l’efficienza senza che te ne rendi conto. Continui a dire “Non ho tempo”, senza risolvere nulla.

La mancanza di tempo è una grande scusa, perché chiunque lavora sa trovare il momento per ciò che ritiene importante. Il tempo è una risorsa limitata, è un capitale da investire bene, senza sprechi. Quello che impegni oggi porta frutti domani e nel resto della vita. Costa energia e comporta delle rinunce, ma non hai altra strada.

Pertanto, dedica tempo alle attività efficienti.

È il modo migliore per avere soddisfazione e tornare a casa contento di aver fatto qualcosa di utile per te e per i tuoi dipendenti.

Puoi diventare più efficiente, se decidi che per te è importante

Solo 1 imprenditore su 4 unisce l’efficienza agli obiettivi che vuole raggiungere.
Uno su quattro! Gli altri 3 sono distratti, stanchi, perdono tempo dietro a lavori non redditizi. Vuoi ancora fare parte di questo club improduttivo?

Puntare sull’efficienza aziendale è il primo nodo da sciogliere per spiegare le vele e guadagnare ciò che meriti. E tu puoi davvero essere molto efficace e molto efficiente, se decidi di esserlo. Puoi raggiungere il massimo guadagno e spendere il minimo, che poi è il motivo per cui sei qui a leggere questo articolo.

Se non sai come fare, valuta la possibilità di chiedere aiuto.

Nella mia attività di consulenza e formazione aziendale, ho conosciuto decine di imprenditori come te. Persone capaci, ma frenate dall’abitudine. Avevano solo bisogno di essere affiancate per il tempo necessario a rilanciare la loro azienda.

Soprattutto avevano bisogno di concretezza e soluzioni pratiche.
E il mio lavoro di tutti i giorni è un atto di fede nei confronti dell’efficienza applicata all’azienda (non un concetto astratto, bello da enunciare, ma difficile da mettere in pratica). Solo in questo modo posso aiutare i miei clienti a togliersi dai pericoli delle sabbie mobili.

Utilizzo le risorse in modo razionale e mi dedico al concetto di risparmio per garantire lunga vita alle loro aziende. Nei casi di successo, trovi alcuni dei risultati raggiunti dai miei clienti grazie al lavoro fatto insieme.

Posso aiutarti, come ho già aiutato loro.
Ti interessa? Parliamone in un caffè virtuale. Una chiacchierata senza impegno per conoscerci e capire se sono il consulente che può darti una mano.