Capacità produttiva aziendale: una definizione

Misurare il potenziale di fornitura e di produzione della tua azienda (o capacità produttiva attuale) è un obiettivo ambito, costante, che occupa i tuoi pensieri e quelli di tanti imprenditori. Avere la possibilità di tastare il polso alle proprie prestazioni produttive e performative in generale è una condizione standard alla quale ogni buon manager e titolare d’impresa rivolge volentieri le proprie attenzioni gestionali.

Partendo quindi da una definizione di ciò che è la tua capacità produttiva, possiamo dire che è l’abilità con cui la tua azienda risponde alle richieste di prodotti e servizi attraverso l’output che genera, in una determinata unità di tempo, facendo ricorso a uno o più processi.

Già da questa definizione si comprende subito quanto sia rilevante la responsabilità dell’operations management: si tratta infatti di mettere a disposizione la tua capacità di soddisfare la domanda attuale e futura, ricorrendo in modo efficiente alle risorse.

Un concetto che caratterizza il tuo lavoro di imprenditore, sempre alla ricerca del bilanciamento tra livello di servizio al cliente e contenimento dei costi. Come sai, è un compito assai difficile e sempre in evoluzione. D’altronde si tratta di addomesticare due grandezze che fluttuano nel tempo per loro stessa natura: domanda e capacità.

E purtroppo – o per fortuna – domanda e capacità non si incontrano quasi mai.

Gestire domanda e capacità produttiva attuale

Cercare di gestire le divergenze tra domanda e capacità produttiva non sempre significa dover allineare per forza la capacità alla domanda. Tu, come strategia imprenditoriale, potresti benissimo decidere deliberatamente di non soddisfare per intero la domanda dei clienti e di non sfruttare appieno il tuo potenziale di fornitura, perché sai che i costi di questo adattamento sarebbero sfavorevoli e non sostenibili.

Andare incontro a investimenti ingiustificati potrebbe risultare una scelta gestionale scadente e poco efficace.

Dunque, come bilanciare domanda e capacità produttiva?

Vediamolo insieme con due esempi. Nel primo, prendiamo un’azienda industriale. Nel secondo, analizziamo come si comporta un’azienda di servizi. Se produci beni e offri anche dei servizi (com’è molto probabile), sei interessato alla condotta di entrambe.

Esempio di domanda e capacità in un’azienda industriale

Immagina un’azienda che produce condizionatori d’aria. La domanda è altamente stagionale, con picchi nei mesi estivi e basse richieste nei mesi invernali. Ecco illustrato questo andamento:

Il grafico mostra la domanda mensile rispetto alla capacità produttiva costante:

• La Linea blu: rappresenta la domanda che varia in base alla stagionalità.
• La Linea verde tratteggiata: rappresenta la capacità produttiva costante dell’azienda.
• Le Aree rosse: indicano i mesi in cui la domanda supera la capacità produttiva, creando potenziali problemi di sovraccarico.
• Le Aree verdi: mostrano i mesi in cui la capacità produttiva è superiore alla domanda, indicando un’opportunità per produzione anticipata o accumulo di scorte.

Questo approccio evidenzia la necessità di una gestione flessibile della capacità per far fronte alla domanda stagionale. Come si muove l’azienda?

Supponiamo che voglia accumulare scorte durante i mesi di bassa domanda (da novembre a marzo), per compensare la carenza di capacità durante i mesi di picco (da maggio ad agosto).

Gli step di ottimizzazione sono i seguenti:

1. Calcolare il deficit di capacità nei mesi di alta domanda:
   • Nei mesi estivi (ad esempio, giugno, luglio e agosto), la domanda è maggiore della capacità produttiva. L’azienda deve determinare quanta produzione anticipata sarà necessaria per soddisfare la domanda senza aumentare la capacità in quei mesi.
     
2. Determinare la quantità di scorte da accumulare nei mesi di bassa domanda:
   • L’azienda potrebbe accumulare scorte nei mesi invernali, quando la capacità produttiva supera la domanda, e ben prima che la domanda cominci a impennarsi. Tuttavia deve quantificare in modo corretto le quantità.
     
3. Pianificare la produzione e il magazzino:
   • L’azienda si assicura che ci sia spazio sufficiente per stoccare i prodotti senza incorrere in costi eccessivi di magazzino.

Come primo risultato di questa analisi, possiamo riassumere che… l’azienda di produzione industriale è impegnata temporalmente su 3 fronti:

– quello di lungo termine, perché, una volta che l’anno si è esaurito, prende le informazioni per i periodi successivi proprio dagli accadimenti rilevati nei 12 mesi appena trascorsi;

– quello di medio termine, perché l’anno è esattamente l’intervallo che abbiamo analizzato con il grafico;

– e il fronte di breve termine, perché, una volta che l’azienda smette di pianificare e passa a programmare giorno per giorno, le decisioni di cosa produrre si traducono in realtà e non si può più tornare indietro.

Esempio di domanda e capacità in un’azienda di servizi

Adesso invece considera un’azienda di servizi, come un call center, che gestisce il supporto clienti. La domanda di assistenza varia significativamente durante l’anno, con picchi durante eventi particolari (ad esempio, il Black Friday o le festività) e cali in periodi di bassa attività.
L’obiettivo è mantenere un livello di servizio elevato, gestendo la capacità del personale per rispondere alla domanda fluttuante.

Quali sono gli step strategici in cui si muove?

1. Previsione della domanda: L’azienda analizza la domanda storica per prevedere i picchi e le flessioni.
   
2. Capacità produttiva: L’azienda valuta la capacità del call center, ossia quanti operatori sono disponibili per gestire il numero di chiamate previsto.
   
3. Strategie di adeguamento:
   • Assunzione temporanea o flessibilità degli orari: Durante i picchi, l’azienda può assumere personale temporaneo o aumentare le ore lavorative del team esistente.
   • Automazione e self-service: In alcuni casi, l’azienda decide che parte della domanda può essere gestita tramite sistemi automatici (IVR, chatbot).
   • Outsourcing: Durante i picchi elevati, l’azienda può decidere di esternalizzare parte del servizio per evitare sovraccarichi.

Che cosa possiamo dedurre?

Come hai visto sono due esempi che sembrano partire da presupposti differenti, uno che agisce nel campo della produzione e l’altro nei servizi. Tuttavia, gestire le differenze tra domanda e capacità significa, in entrambi i casi, agire su tre orizzonti temporali distinti. Proprio come fai tu con la tua azienda.

Gli orizzonti temporali della capacità

Come puoi intuire, misurare la capacità a medio e lungo termine è relativamente semplice, perché basta partire dai dati pregressi per fare delle stime. Ma calcolare la capacità produttiva nel breve è ben altra storia.

I vincoli al calcolo della capacità produttiva attuale o a breve termine

Da cosa puoi iniziare per misurare la capacità corrente della tua azienda, cioè quella a breve termine? Ad alcuni sembra una cosa facile ma spesso non lo è perché, per poter calcolare questa capacità, la tua azienda deve rispettare alcuni vincoli:

1. Deve avere un processo standardizzato e ripetitivo
Questo è il primo presupposto: solo quando hai un processo standardizzato e ripetitivo è facile definire la capacità corrente in termini non ambigui. 

2. I dati da cui parti sono sempre stime approssimative
Ogni volta che misuri la capacità, devi far pace con un altro vincolo: i dati che ricavi sono sempre una stima approssimativa della realtà del tuo output produttivo e di servizio.
Alcuni aspetti dell’ambiente aziendale sono oscurati per forza di cose: non tutti gli elementi e i dati a cui fare ricorso sono puri al 100%. E questo proprio per la natura dell’ambiente che fornisce il dato stesso, che non è in grado di riflettere le dinamiche strutturali del processo.

I dati raccolti in un breve lasso di tempo, infatti, possono essere influenzati da fattori occasionali o contingenti, come un guasto tecnico momentaneo, un errore umano isolato, o una variazione provvisoria nella fornitura di materiali. Ne deriva che il dato è “macchiato” da peccati originali improvvisi, imprevedibili, non necessariamente riproducibili. Inoltre, la capacità produttiva può variare a causa di fluttuazioni nella disponibilità di risorse o di personale.

In sintesi, i dati a breve termine possono essere utili per monitorare variazioni giornaliere o settimanali, ma se li usi come base per decisioni strategiche a lungo termine senza considerarne i limiti, rischiano di compromettere l’affidabilità delle previsioni e delle tue decisioni operative.

Perciò, se tu ancora non hai un processo che si compie quasi da sé, a occhi chiusi, ti sconsiglio vivamente di ricorrere all’utilizzo dei criteri che ti sto per presentare.

I criteri da utilizzare per calcolare la capacità a breve termine della tua azienda

A questo punto, siamo pronti per calcolare la capacità produttiva attuale della tua azienda, partendo da un presupposto: la capacità va identificata con il “potenziale di fornitura” e il calcolo può avvenire solo se la tua azienda ha un processo standardizzato e ripetitivo.

Dunque, per misurare ciò che sei in grado di generare come output devi considerare due criteri:

• il mix dei prodotti e dei servizi offerti;
• l’arco temporale in cui prodotti e servizi vengono offerti.

Puoi scegliere l’uno o l’altro. Vediamoli entrambi.

Primo criterio: mix di prodotti e servizi

La capacità di amalgamare prodotti e servizi dipende da ciò che i clienti ti chiedono di fare. È tua l’abilità di capire quando e quanto produrre e di anticipare i bisogni dei clienti attraverso l’erogazione di articoli e servizi.

Il mix dei prodotti che puoi realizzare con la produzione, rappresenta pertanto la combinazione ottimale dei diversi prodotti fabbricati utilizzando le risorse disponibili, come macchinari, personale e materie prime. Definire il giusto mix di prodotti è fondamentale. Ti serve per bilanciare la domanda del mercato con l’efficienza operativa e la redditività.

Se la tua azienda producesse tubi in acciaio, per esempio, potresti avere diverse dimensioni standardizzate che costituiscono la maggior parte del mix produttivo. Ma in più potresti dover aggiungere ordini su misura per tubi con dimensioni specifiche, rivestimenti particolari o caratteristiche personalizzate.

Perciò, quando gestisci il mix dei prodotti, devi tenere conto di:

• Capacità produttiva disponibile
  Se un prodotto più complesso richiede più tempo di lavorazione, potrebbe ridurre la tua capacità di produrre altri articoli.
• Priorità della domanda
  Devi bilanciare prodotti ad alto volume e prodotti a margine alto per massimizzare la tua redditività.
• Costi di setup
  Produrre più articoli diversi può comportare costi di setup più elevati, specialmente se le tue linee produttive devono essere riorganizzate frequentemente.
• Lead time
  Differenti prodotti potrebbero richiedere tempi di consegna diversi; quindi, devi ottimizzare il mix anche in base ai requisiti di consegna.

Nel caso delle aziende di servizi, poi, spesso le attività da svolgere e da erogare, sono parecchie, e quindi difficili da prevedere. La tua è una di queste aziende? È opportuno allora che tu ricorra alle misure aggregate di capacità. Significa che devi accorpare attività diverse per ottenere una visione più ampia della domanda e della capacità.

Questo potrebbe aggiungere un certo grado di approssimazione, ma risulta una variazione accettabile in sede di pianificazione a medio termine. Vedi come l’analisi si sposta continuamente tra un livello temporale e l’altro? Quando raggiunge un periodo temporale più lungo, diventa ancora più interessante dal punto di vista strategico, ma attualmente esula dal contenuto di questo articolo, il quale rimane ancorato a una visione a breve termine.

Questo era il primo criterio, ora vediamo il secondo.

Secondo criterio: durata dell’arco temporale

Il secondo criterio a cui puoi fare riferimento per valutare la tua capacità è proprio l’arco temporale. Quando si parla di brevi periodi, infatti, è necessario avere la consapevolezza che il livello di servizio al cliente non è sempre sostenibile rispetto alla capacità che si può mantenere in una situazione regolare ed estesa di lungo periodo.

L’elemento che non puoi prevedere e che disperde la capacità produttiva attuale…

Fin qui abbiamo ragionato “sulla carta”. Ora ti chiedo: secondo la tua esperienza, è sempre possibile riscontrare una capacità effettiva dopo aver studiato e organizzato una capacità teorica? Quando hai steso il progetto di una lavorazione, di un processo specifico, sei sicuro di poter ottenere proprio quei risultati pianificati sulla carta?

La risposta, secondo la mia esperienza quotidiana come consulente aziendale, è no. Purtroppo, nella realtà operativa, anche quando il processo è ultra-standardizzato e ripetitivo, non sempre tutto scorre come previsto. Perché risente di variabili prevedibili e altre imprevedibili.

Quelle prevedibili sono:

• l’arresto del processo durante la fase di set-up;
• la manutenzione ordinaria dei macchinari;
• le difficoltà di programmazione della produzione (non quantificabile  se non attraverso una variabile “%” da attribuire a priori).

Non puoi evitare tutte queste variabili negative, perché potrebbero giungere dal comportamento dei mercati o da esigenze tecniche sopravvenute.

Quelle imprevedibili invece sono:

• carenza di personale;
• problemi nel realizzare lo standard qualitativo;
• ritardi nelle consegne dei fornitori;
• guasti straordinari ai macchinari;
• sistemi informativi non funzionanti.

Tutte le variabili imprevedibili fanno parte della cosiddetta “dispersione non programmata della capacità”.

La dispersione non programmata della capacità

Le dispersioni non programmate della capacità sono 3:

L’efficacia complessiva dei macchinari (OEE) è il primo KPI da considerare

L’OEE, Overall Equipment Effectiveness o efficienza complessiva della risorsa produttiva è un indice di performance (KPI) che aiuta a misurare la capacità produttiva di un’azienda di produzione come la tua. Molto usato nella Lean Production, l’OEE mette in luce gli sprechi di risorse. È quindi il flusso ideale da monitorare fin da subito, proprio perché ti aiuta a trovare il giusto bilanciamento tra produzione e domanda.

Come utilizzarlo per misurare la capacità produttiva?
Te ne parlo nell’articolo dedicato all’OEE, Overall Equipment Effectiveness

Se ciò che ho scritto sin qui ti interessa, vuoi approfondire ancora e capire come calcolare la capacità produttiva attuale della tua azienda, sono qui per aiutarti. Possiamo parlarne in un caffè virtuale.