Cosa si intende per costo totale di acquisto o Total Cost of Ownership (TCO)?

Il Costo Totale di Acquisto (CTA), noto anche col nome di Total Cost of Ownership (TCO), è il costo sostenuto dall’imprenditore per l’acquisto, l’installazione, l’uso e la manutenzione di un prodotto. Quindi non corrisponde solo al costo che sostieni per comprare il bene, ma anche a tutti i costi collaterali che paghi per il solo fatto di averlo in casa.

Con quali articoli puoi usare il Costo Totale di Acquisto?
Con tutti quelli che vuoi: materie prime, componenti, semilavorati e prodotti finiti.
Lo ottieni sommando i costi variabili e i costi fissi legati al prodotto.

Come calcolare il Costo Totale di Acquisto, con un esempio

Per calcolare il Costo Totale di Acquisto, devi avere chiaro quali costi dovrai sostenere:

• costo primo, cioè il costo di acquisto in senso stretto
• costi finanziari, che sono legati ai tempi di consegna e pagamento
• costi logistici
• costi di produzione
• costi legati agli scarti di lavorazione e ai materiali difettosi 
• costi accessori
• costi della non-qualità

Vediamoli uno per uno con un esempio e poi quantifichiamo il Costo Totale di Acquisto.

Costo primo: qual è e come si calcola

Partiamo dal costo primo, cioè dal costo di acquisto del bene. Per calcolarlo, prendiamo il prezzo di listino unitario (in questo esempio è indicato in Euro al Kg.) e vediamo a quanto ammonta:

Questo valore, da solo, non basta. Per capire meglio abbiamo bisogno anche della Quantità acquistata, che è uguale per ogni fornitore. Aggiungiamola e otteniamo il primo costo di acquisto:

E adesso, ci fermiamo qui?
È questo il costo che paghi veramente al fornitore?

L’esperienza insegna che c’è di più: avrai sicuramente ottenuto uno sconto personalizzato. Gli sconti sul prezzo di listino sono molto frequenti perché, in questo modo, i fornitori rendono la vita difficile ai concorrenti nel risalire al prezzo di vendita.

Per cui annotiamo lo sconto per ogni fornitore e otteniamo il Costo Primo:

Molti interrompono qui il calcolo. Perché vedono che il costo più basso è 253.800 € e pensano che l’analisi sia terminata, così decidono di affidarsi al Fornitore “A”. Fine delle trasmissioni.

Ma la realtà qual è? Guarda cosa succede quando prendiamo in esame tutti gli altri costi.

Costi finanziari: hai considerato le condizioni di pagamento?

Per valutare la reale convenienza di un fornitore, non basta confrontare i prezzi: le condizioni di pagamento giocano un ruolo decisivo. Un differimento a 30, 60 o 90 giorni può avere un impatto significativo sui costi complessivi.

Spesso questo aspetto viene sottovalutato, eppure incide direttamente sulla liquidità e sulla sostenibilità finanziaria dell’azienda. Ti mostro perché, con un esempio concreto.

Poniamo che il Fornitore “A” applichi questa condizione: pagamento alla consegna.
Il Fornitore “B” invece ti chiede il pagamento a 60 giorni dalla data della fattura.
Il Fornitore “C” lo chiede a 90 giorni dalla data della fattura.

Cosa cambia? Queste differenze hanno un peso, perché, se consideri il fattore tempo, ti accorgi che:

• Se scegli il Fornitore A, paghi subito centinaia di migliaia di euro
• Se scegli il Fornitore B, paghi centinaia di migliaia di euro dopo 60 giorni
• Se scegli il Fornitore C, le paghi dopo 90 giorni

Siccome si parla di costo del denaro, per valutare la dilazione di pagamento che ti concede il fornitore devi considerare il tempo: più tempo passa tra un pagamento e l’altro, più il fornitore che fa pagare tardi diventa vantaggioso rispetto agli altri.

Io suggerisco sempre di considerare un tasso di interesse annuo del 15,6%, che equivale almeno all’1,3% mensile. Questo perché, oltre alle solite spese, devi considerare l’alternativa che hai tra spendere subito i soldi o tenerli in tasca per aumentare la liquidità.

Ma il tasso di interesse annuo non è mai uguale, perché dipende da variabili come l’inflazione, il costo del denaro stabilito dalle banche centrali, il rischio di credito dell’azienda e le condizioni finanziarie del mercato.

Nell’esempio, il Fornitore “A” fa pagare ben 3 mesi in anticipo rispetto al Fornitore “C”, quindi il suo tasso è: 1,3% + 1,3% + 1,3% = 3,9%.

Il Fornitore “B” invece fa pagare 1 mese prima rispetto a “C”, quindi il suo tasso è 1,3%.
Il Fornitore “C” ha un tasso di interesse dello 0% perché è quello che fa pagare più tardi di tutti. Infatti, per gli altri paghi l’1,3% ogni mese.

Pertanto, il Fornitore “A” costa il 3,9% del Costo Primo (253.800 €) e il Fornitore “B” costa l’1,3% di 259.350 €.

Oltre ai costi finanziari, devi considerare anche i costi logistici.

Costi logistici: hai mai considerato che anche gli spostamenti ti fanno spendere?

I costi logistici sono quelli che sostieni per trasportare, maneggiare e spostare il bene. Sono i soldi che paghi per il trasporto, per la maneggevolezza di scatole e pallet al momento dello scarico del camion, per la quantità e qualità dell’imballaggio dei materiali, per la movimentazione in magazzino ecc.

Dalle fatture dei fornitori puoi risalire a quanto paghi per le spese di trasporto annue. Poniamo che il Fornitore “A” faccia pagare 18.000 €, il Fornitore “B” 16.300 € e il Fornitore “C” 19.600 €.

Vediamo di facilitare il conteggio delle spese in questa fase. Poniamo che tutti i materiali forniti siano maneggevoli allo stesso modo, abbiano un imballaggio esterno semplice da rimuovere e siano facili da movimentare per i magazzinieri:

Come vedi, il costo nel maneggiare, aprire l’imballaggio e movimentare i materiali non è zero! C’è sempre una risorsa umana che svolge queste attività. E la risorsa ha un costo orario: più tempo dedica a queste cose, più alto è il costo che paghi per attività a non valore aggiunto.

Insomma, se un articolo è poco maneggevole, ti costa di più.
Ci avevi pensato?
Ma andiamo avanti, che vanno considerati anche i costi di produzione.

Costi di produzione: sono quelli che sostieni perché il materiale ti fa “perdere tempo”

Capita che, al momento di utilizzare i materiali, alcuni di loro siano difficili da maneggiare subito. Poniamo che:

• i materiali del Fornitore “A” abbiano un imballaggio doppio o triplo e per aprirli richiedano tempo
• i materiali del Fornitore “B” siano disposti male e tu sia costretto a impilarli a uno a uno prima di cominciare a lavorare
• i materiali del Fornitore “C” invece siano senza imballaggio, privi di graffi e impilati bene, pronti per essere utilizzati subito

Anche in questo caso si tratta di assegnare un valore di costo per chi ti fa perdere più tempo dietro a queste attività.

Ti stai chiedendo come calcolare i costi per “utilizzo rallentato” dei materiali?
È molto semplice.

Se disimballare i materiali del Fornitore “A” ti porta via 64 ore/anno, moltiplichi 64 per il costo orario dell’addetto (per esempio, 25 €). Calcoliamo: 64 x 25 = 1.600 €.

Poi fai lo stesso per il Fornitore “B”.

È finita qui?
Purtroppo no. Potresti ritrovarti con degli scarti di lavorazione.
Anche questi incidono sul Costo Totale di Acquisto.

Hai scarti di lavorazione? Devi considerare anche questi costi

Ricorda che compri 3.000 Kg. all’anno dell’articolo considerato nel nostro esempio. La domanda è: lo utilizzi per intero quando arriva in produzione o hai degli scarti di lavorazione?

Lo scarto è una cosa naturale, si verifica spesso, per esempio quando la misura dei coil è troppo grande o troppo piccola rispetto a quella dei tuoi macchinari.

Poniamo che, del Fornitore “A”, tu utilizzi 2.900 Kg. e sia costretto a scartare 100 Kg., ovvero il 3,33%. Il 3,33% di 253.800 € (il Costo Primo) è uguale a 8.452 € di materiale pagato ma scartato!

Il Fornitore “B” ti offre materiale poco meno idoneo. Utilizzi 2.890 Kg. e scarti 110 Kg., ovvero il 3,67%. Il 3,67% di 259.350 € è uguale a 9.518 € di materiale pagato ma scartato.

Infine, il Fornitore “C” ha un materiale di cui utilizzi 2.960 Kg. su 3.000 Kg. In questo caso, scarti solo 40 Kg., cioè l’1,33%, che corrisponde a 3.525 € di materiale pagato e scartato.

Vedi come sta cambiando il quadro della situazione?
Il confronto si fa sempre più interessante!

Ci siamo quasi. Mancano i costi dovuti ai difetti del materiale, i costi accessori e quelli della non-qualità. Seguimi nel calcolo e vedrai che se ti fossi fermato alla prima valutazione, invece di risparmiare, avresti speso molto di più.

I materiali difettosi: l’imprevisto che ti costa caro

I costi dovuti a materiali difettosi sono i costi legati ai materiali che vanno riparati o addirittura buttati perché impediscono le lavorazioni. Sono percentuali che si calcolano sempre sul Costo Primo. Poniamo che:

• il Fornitore “A” presenti difetti per lo 0,5%
• il Fornitore “B” presenti difetti per il 2%
• il Fornitore “C” presenti difetti per l’1,5%

Ecco il risultato del calcolo:

Ti starai chiedendo: ma se ci sono tutti questi difetti non dovrei calcolare e aggiungere anche i Costi per le Rilavorazioni? Sì, è così. Ma per terminare l’esempio più in fretta lo lascio fare a te nella pratica, tanto ormai hai capito come funziona.

Ecco il totale dei Costi di produzione arrivati a questo punto:

È finita qui? Quasi.
Ci sono ancora altre 2 voci da considerare.

I costi accessori del materiale che hai acquistato sono una voce da tenere sempre a mente

Anche qui, per capire quali sono i costi accessori del materiale, devi ricorrere alle fatture dei fornitori. Ogni azienda si trova a dover smaltire i materiali in eccesso e gli imballaggi. Per esempio:

I costi della non-qualità: paghi anche i difetti di ciò che produci

I costi della non-qualità sono gli ultimi costi da considerare e sono quelli che sostieni per aver venduto articoli che i clienti restituiscono, perché insoddisfatti della loro qualità.

Per calcolarli devi prendere come riferimento il fornitore che ha i materiali migliori, quelli con la qualità più alta degli altri, e attribuirgli un valore di 100. Agli altri invece dai un valore più basso in base a quanto sono più scarsi in percentuale.

Poniamo che il Fornitore “C” abbia i materiali migliori.
Per cui “C” è uguale a 100.

Il Fornitore “A” ha materiali buoni ma non all’altezza del primo. Decidi che c’è una differenza del 2%, per cui assegni un punteggio di 98.
Il Fornitore “B” è quello che ha i materiali peggiori, per cui assegni un punteggio di 97.

Ecco come quantificare queste differenze in termini di soldi: facciamo la somma di tutti i costi considerati fino a qui e chiamiamo la riga “Costi Intermedi”. Calcoli il 2% (100-98) di 300.019 € e lo sommi ad “A”, poi il 3% (100-97) di 303.027 € e lo sommi a “B”.

Da questa somma ottieni il Costo Totale di Acquisto di ogni fornitore.

La somma di tutti questi costi è il Costo Totale di Acquisto

Il Costo Totale di Acquisto (CTA) del Fornitore “A” è 306.019 €, quello del Fornitore “B” è di 312.117 €. Nessuna aggiunta invece per il Fornitore “C”, che rimane a 299.551 € e risulta il fornitore più conveniente da cui comprare il materiale.

Hai visto come la situazione di partenza si è ribaltata?

Se ti fossi fidato di quei numeri e comprato dal Fornitore “A”, adesso pagheresti 6.500 € in più ogni anno solo per questo articolo!
Anche il Fornitore “B” è stato superato e risulta più alto di ben 12.500 €.

Ecco la lista dei Costi in sintesi:

E qui di seguito trovi la lista completa con tutte le voci di costo:

Con il Costo Totale di Acquisto eviti brutte sorprese

“A chi compra non bastano cent’occhi, a chi vende ne basta uno solo”. Con il Costo Totale di Acquisto è come avere cent’occhi. Puoi decidere il fornitore più conveniente al di là del semplice “Prezzo di listino” e considerare per intero ogni singolo costo.

È uno strumento facile e collaudato. Infatti, lo uso sempre in consulenza con i miei clienti quando hanno bisogno di decidere da chi acquistare e ne parlo spesso anche in formazione.

Ti aiuta anche a decidere a chi affidarti!

In questo blog, abbiamo già visto quanto sia utile sapere come scegliere i fornitori buoni, “sfruttando” quelli cattivi: si dà loro un voto in base a diversi fattori e in base al “peso” di ogni fattore importante per te.

Rispetto a queste valutazioni, il Costo Totale di Acquisto risulta ancora più pratico perché:

• ti dice quanto risparmi in termini di soldi
• ti aiuta nelle trattative
• ti mostra di quanti euro il fornitore più conveniente supera i fornitori secondari

A questo proposito, potrebbe interessarti sapere anche come ho fatto a risparmiare 240.000 € annui a un’azienda cliente con il Costo Totale di Acquisto.

Perché usare il CTA o Total Cost of Ownership

Con il Costo Totale di Acquisto non ti sfuggirà più nulla, perché ti permette di:

• abbattere i costi verso i fornitori
• definire ancora meglio la quantità del Lotto Economico d’Acquisto
• decidere in base a numeri chiari e facilitare il lavoro dei tuoi dipendenti
• rendere più forte la tua azienda durante le trattative
• prendere coscienza che esiste anche un costo di gestione e utilizzo dei materiali

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