Come si scelgono i fornitori migliori

Sai qual è il modo più efficace per scegliere i fornitori migliori?
È un metodo che si basa su 3 passaggi:

1) Compila la lista dei fattori più importanti che un fornitore deve avere, a tuo insindacabile parere;
2) Dai un voto a ogni fornitore;
3) Fai una classifica dei fattori in base al punteggio ottenuto.

1) Ti aiuto a scrivere una checklist delle caratteristiche indispensabili

Elenca i fattori che ti spingono ad acquistare da un fornitore piuttosto che da un altro.

Facciamo una prova ed elenchiamone alcuni:

• Prezzo di acquisto
  – È giusto o ti sembra di pagare più del necessario?
  – È effettivamente il miglior prezzo possibile?
  
  
• Gamma dei materiali disponibili
  – Hai ampia scelta?
  – Oppure, al contrario, devi accontentarti di quel che c’è?
  
  
• Qualità dei materiali
  – I materiali si integrano in produzione che è un piacere?
  – Oppure i tuoi clienti si lamentano perché la qualità è scarsa?
  
  
• Tempo di consegna
  – La merce arriva nei tempi stimati?
  – Sai quando ordini ma non sai quando ti arrivano le cose?
  
  
• Condizioni di pagamento
  – Sono favorevoli?
  – Ti sembra di lavorare sul filo del rasoio?
  
  
• Affidabilità nella fornitura
  – Ti viene consegnato proprio quello che hai ordinato?
  – Le quantità sono giuste o manca sempre qualcosa?
  
  
• Flessibilità nella consegna
  – Il fornitore chiude un occhio se non raggiungi il valore minimo richiesto dal contratto?
  – Ti consegna lo stesso anche quando il carico è incompleto?
  
  
• Solidità finanziaria
  – Hai a che fare con un fornitore capace di durare nel tempo?
  – Oppure sospetti che ti lascerà a piedi dopo un anno?
  
  
• Abilità nei rapporti commerciali
  – Le persone che ti assistono sono competenti?
  – Sono in grado di aiutarti quando hai bisogno?
  – Rispondono alle tue esigenze o ti lasciano a marinare per giorni, se non settimane?
  
  
• Certificazione di Qualità ISO 9001
  – Il fornitore ce l’ha, oppure no?
  – Si sta attrezzando per ottenerla?
  
  
• Servizio post-vendita
  – Una volta che hai acquistato, il fornitore risolve i tuoi problemi o ti abbandona?
  – Come si comporta in caso di resi?
  – È veloce o impiega troppo tempo?

2) Valuta ogni fornitore e attribuisci un punteggio

Assegnare un punteggio ai fornitori, in base ai fattori che ritieni più importanti per la tua azienda, è facile, perché le caratteristiche elencate nel punto precedente sono tutte “misurabili”. Quindi, puoi assegnare a ciascun fornitore un punteggio preciso: un numero esatto, in base a quanto sei soddisfatto. Questo darà rilievo al giudizio finale.

Come si fa?
È molto semplice. Per una volta devi fare il maestro e assegnare un voto su una scala che va da 1 a 5, dove:

1 = pessimo
2 = scarso
3 = sufficiente
4 = buono
5 = ottimo

Dai un voto a ogni fornitore per ciascun fattore.

Facciamo un esempio.

Prendiamo il fattore “prezzo di acquisto unitario” e diamo il voto a tre fornitori diversi.

Il Fornitore A ci fa un prezzo di 39,00 €.

Il Fornitore B ci fa un prezzo di 41,00 €.

Mentre il Fornitore C propone un prezzo di 42,00 €.

In base ai prezzi decidiamo di assegnare questi punteggi:

I numeri scelti hanno un senso, perché il Fornitore A è quello che ci fa il prezzo più basso e quindi è “ottimo”. Il Fornitore B ci fa un prezzo più alto di 2 euro ed è “sufficiente”, mentre tra il Fornitore B e il Fornitore C c’è una differenza meno importante.

Adesso fai la stessa cosa per tutti gli altri fattori dell’elenco e somma i risultati.

Dovresti ottenere una tabella simile a questa:

3) Fai una classifica dei fornitori

Ora sei pronto per classificare i fornitori in base a ciò che conta per te. Nel nostro esempio, dalla somma dei punteggi si potrebbe dire che il fornitore migliore è “A” con un totale di 43. Giusto? Ma se guardi bene, è proprio così?

Possiamo davvero dire di aver finito e affidare tutto nelle sue mani?

Analizziamo meglio.

Il Fornitore A ha ottenuto 1 = “pessimo” nell’affidabilità della fornitura.
Questo vuol dire che consegna sempre materiale diverso da quello ordinato e nelle quantità sbagliate. Inoltre, ha un 2 in “solidità finanziaria” e “servizio post-vendita”.

Cosa manca allora per dare un giudizio più sensato?
Manca quanto è importante per te ogni fattore, il cosiddetto “peso” del fattore.
Devi quindi dare un valore a ogni fattore, in base alla sua importanza per te.

Come si fa?
Semplice, basta attribuire un valore percentuale (%) a ogni fattore.

Torniamo al nostro esempio.

Prendi il fattore “prezzo di acquisto” e decidi quanta importanza ha per te. Poniamo che ne abbia molta: il 35%. Adesso calcola il 35% di 5, il punteggio assegnato al Fornitore A, e ottieni 1,75.

Poi prendi la “gamma dei materiali disponibili”, metti che abbia un’importanza del 5%. Calcoli il 5% di 4 e ottieni 0,2. E così via.

Ecco il calcolo del punteggio ottenuto dal Fornitore A:

35% di 5 (1,75) + 5% di 4 (0,2) + 4% di 5 (0,2) + 11% di 5 (0,55) + 15% di 1 (0,15) + 2% di 5 (0,1) + 9% di 2 (0,18) + 15% di 4 (0,6) + 2% di 5 (0,1) + 2% di 2 (0,04) + 0% di 5 (0) = 3,87 arrotondato a 3,9.


Facciamo la stessa cosa anche per gli altri fornitori e otteniamo questa tabella:

Come vedi, c’è anche un fattore che ha peso 0%. Infatti, non è detto che tu debba usare tutti i fattori per forza; puoi anche decidere di escluderne qualcuno. L’importante è che il totale sia 100.

Ora la situazione si è quasi ribaltata.
Tra Fornitore A, B e C chi vincerà?

Pronto per scegliere il fornitore migliore

Come hai visto, dopo aver introdotto il peso di ogni fattore, i risultati sono cambiati. In testa rimane sempre il Fornitore A con un peso totale di 3,9, ma al secondo posto c’è stato un sorpasso del Fornitore B ai danni del Fornitore C. Questo perché il Fornitore “B” risulta più competitivo su criteri ritenuti più importanti come:

• Prezzo
• Affidabilità
• Condizioni di pagamento.

Il Fornitore A è quindi la scelta migliore, perché ha ottenuto il punteggio più alto, in base a tutti i fattori realmente importanti per l’azienda.

Ma è finita qui?
Certo che no! Puoi fare ancora meglio per ottenere condizioni più favorevoli.

Infatti, ora che hai individuato il fornitore migliore e quelli peggiori, puoi “sfruttare” questi ultimi a tuo vantaggio.

Ecco come si fa.

Come “sfruttare” i fornitori “peggiori” a tuo vantaggio

I fornitori “peggiori” ti servono per migliorare le tue trattative e ottenere condizioni migliori. Per esempio, per far migliorare le prestazioni del Fornitore B sai che devi puntare sui fattori dove “B” è debole rispetto ad “A”, come il Prezzo e il Tempo di consegna. Il tuo obiettivo, quindi, diventa contrattare con “B” per fargli almeno raggiungere le condizioni di “A”.

Se riesci a spuntarla e il Fornitore B ti accontenta, la situazione potrebbe ribaltarsi e B potrebbe diventare il fornitore migliore, scalzando A.

Te lo mostro con un esempio.

A parità di condizioni, guarda come cambia il peso: il punteggio totale è di 43 pari, ma il Fornitore “B” stravince rispetto ad “A” perché tiene conto di quello che è più importante per l’azienda: affidabilità della fornitura e condizioni di pagamento.

Se ci fossimo limitati a un’analisi superficiale, non avremmo mai spuntato questo risultato, sei d’accordo? 

Ricapitoliamo: una volta assegnati i numeri, “pesati” i fattori e fatta la classifica, hai la percezione esatta di chi è davvero il fornitore più vantaggioso e favorevole negli affari. A partire da questa scrematura, puoi provare a ottenere condizioni migliori dagli altri.

I fornitori giusti per la tua azienda

Analizzato il parco dei tuoi fornitori con questo sistema, sei libero di fare le tue valutazioni, perché la gestione di chi ti fornisce la merce è complessa e spesso tiene conto di equilibri e alleanze costruite nel tempo.

Può darsi, infatti, che tu scelga il fornitore che è più costoso di altri, ma che ha un’ottima reputazione sul tempo di consegna, perché questo ti consente di tenere scorte di magazzino più basse con un risparmio complessivo sui costi.

Oppure penalizzi il fornitore molto bravo dal punto di vista tecnico, perché è debole dal punto di vista finanziario e rischia di finire fuori mercato in breve tempo. Può darsi che tu scelga il fornitore che è deludente sul tempo di consegna, ma che possiede le competenze che mancano a te e rappresenta un investimento sul futuro della tua azienda.

La scelta è tua.

Se invece sei in dubbio, non sai più se i tuoi fornitori storici sono ancora validi come un tempo e hai bisogno di un aiuto per ottenere le condizioni migliori nelle trattative, posso aiutarti. Parliamone in un caffè virtuale.