Cosa si intende per scorta di sicurezza?    

La scorta di sicurezza – in inglese safety stock – è una delle 6 scorte principali del tuo magazzino e ti serve per tenere a bada le richieste impreviste dei clienti. È utile anche per fronteggiare i fermi di produzione e per rimediare ai ritardi di consegna dei fornitori.

Devi sempre conservarne una quantità minima, altrimenti incorri in quella che si chiama rottura di stock, ovvero l’esaurimento della scorta, l’essere a corto di materiale.

E questo è un argomento di cui si parla sempre in modo disinvolto, come se tutti conoscessero il significato della rottura di stock. Ma è davvero così? Un approfondimento è lecito: vediamo cos’è, perché esiste, cosa rappresenta e soprattutto perché è meglio evitare che si verifichi una rottura di stock!

Cosa si intende per rottura di stock? 

Partiamo dal significato: la rottura di stock è sempre un evento negativo per la tua azienda perché, quando si manifesta, vuol dire che hai terminato le scorte di un articolo. Che tu le abbia terminate per colpa del fornitore che è in ritardo con la consegna o perché il cliente ti ha passato un ordine elevato e inatteso, poco importa.

Si tratta sempre di una cattiva gestione delle scorte, quasi paragonabile all’errore umano. È vero che non puoi rimediare sempre a ogni richiesta del cliente (avere un livello di servizio che sfiora il 100% è impossibile, oltreché costoso), ma devi fare il possibile. E fare il possibile significa gestire il rischio nel modo corretto.

Quali sono le sue conseguenze?
La rottura di stock ha un impatto fortissimo: 

• perdi la vendita;
• alimenti una percezione negativa da parte del cliente (perché potrebbe ritenere che tu non sia in grado di rispondere ai suoi bisogni);
• rischi che vada ad “assaggiare” la concorrenza dandogli l’opportunità di mettere a confronto la qualità, il prezzo, il livello di servizio, la prontezza della consegna degli altri. 

In sostanza, si generano una serie di costi extra indesiderati e involontari che ti rosicchiano i margini di guadagno. Molto spesso si tratta di costi pressoché invisibili o di difficile riscontro numerico perché se da una parte perdi il valore legato al fatturato (e qui sai bene come calcolarlo), dall’altra vai incontro a un danno d’immagine, a una perdita di fiducia (e qui il calcolo si fa molto più insidioso e indistinto).

Per evitare l’effetto dello scaffale vuoto, la prima cosa da fare è solo una: ricorrere al calcolo della scorta di sicurezza, che ti salva in molti casi. 

Infatti, esistono ben 5 buoni motivi per usare questo tipo di scorta:

1. eviti i problemi legati ai ritardi di consegna dei fornitori;
2. mantieni elevata la soddisfazione dei clienti;
3. in caso di aumento della domanda, non ti fai trovare impreparato;
4. rimedi a rotture di macchinari e a produzioni mancate;
5. fai fronte a calcoli di vendita sbagliati.

“Allora” potresti pensare “la scorta di sicurezza equivale alla scorta minima?”

Scorta di sicurezza o scorta minima: c’è differenza?

Molto spesso i clienti mi fanno questa domanda: “Gianni, ma che differenza c’è tra scorta minima e scorta di sicurezza? Sai, ci siamo accorti che le usiamo entrambe e diamo loro lo stesso significato.”

“E fate bene” rispondo io.

Le parole che usiamo in magazzino, in logistica e in ambito aziendale sono importanti per coloro che ci lavorano. Non importa se vengono usate impropriamente, quello che conta è che il linguaggio abbia un significato uguale per tutti. Anche il termine logistica non è così chiaro e unico, ma si presta a più interpretazioni. Pertanto, invece di fissarsi sull’aspetto tecnico delle parole, è meglio concentrarsi su quello che rappresentano nella nostra testa.

Per rispondere alla domanda, la scorta minima e la scorta di sicurezza esistono contemporaneamente, nel senso che, quando si pensa alla giacenza minima di un articolo, allora definiamo la scorta di sicurezza. Ovvero quella riserva minima necessaria a far fronte a eventi inattesi, con la quale ci vogliamo mettere al sicuro.

Due facce della stessa medaglia (ne parlo anche nel mio articolo sul punto di riordino).

Chiarito questo concetto, siamo pronti per rispondere a un’altra domanda tipica che ricevo: “Quanto deve essere la scorta di sicurezza?”

È un classico. Molti imprenditori, direttori di magazzino e capi di produzione se la pongono. Desiderano valutare la quantità da attribuire alla scorta degli articoli in magazzino. Vediamo allora come si calcola.

Come calcolare la scorta di sicurezza?

Per capire come funziona il calcolo della scorta di sicurezza, facciamo un esempio.
Prendiamo un qualsiasi articolo di magazzino, che per comodità chiamiamo “ART001”.

ART001 ha una domanda giornaliera che varia da 30 a 70 pezzi.
Consideriamo che tu possa rifornirti del Codice ART001 tutti i giorni.

L’andamento della domanda e della giacenza è il seguente:

Il grafico mostra che la domanda varia nel tempo e che la giacenza cambia in modo discordante rispetto alla domanda, perché il rifornimento giornaliero non è mai uguale. Magari una volta ti rifornisci di 50 pezzi esatti, un’altra volta il fornitore ti spedisce 30 pezzi, un’altra 60, e così via.

Nell’esempio, questo causa ben 2 rotture di stock: una al giorno n. 3 e l’altra al giorno n. 6. Vuol dire che, a queste condizioni, rimani più volte senza materiale.Il rischio è troppo alto. Cosa c’è da fare?

Due cose:

1. prevedere un “surplus” di materiale in grado di far fronte alla variabilità della domanda;
2. considerare i tempi di consegna dei fornitori.

Tieni conto dei tempi di consegna dei fornitori   

Posto che ti occorre un surplus di materiale, il primo elemento che serve per il calcolo della scorta di sicurezza è il tempo di consegna del fornitore. Purtroppo, come ben sai, il tempo può variare per tanti motivi. I fornitori non sono mai attendibili, o per lo meno lo sono per periodi ben definiti, ma poi possono lasciarti a piedi quando meno te lo aspetti. Infatti, è importante stabilire anche quando è il momento più adatto per fare un ordine ai fornitori.

Ma una cosa è certa: tu conosci qual è il tempo massimo e il loro tempo medio di consegna. Giusto? Bene, questi valori ti servono per calcolare la scorta di sicurezza.

Una formula semplice per il calcolo della scorta di sicurezza  

La formula della scorta di sicurezza è la seguente:

(Tempo massimo di consegna – Tempo medio di consegna) * Consumo medio giornaliero

Come vedi, con questo sistema andiamo a coprire un tempo molto più consistente per metterci al riparo dai guai delle rotture di stock e per mantenere alto il livello di servizio verso i clienti.

Torniamo al nostro esempio del calcolo della scorta di sicurezza e prendiamo lo stesso articolo di prima (ART001), ma cambiamo i dati. Non più consegne tutti i giorni, ma intervalli più lunghi, come indicato nella formula.

Abbiamo quindi:

• Tempo massimo di consegna: 17 giorni lavorativi;
• Tempo medio di consegna: 4,5 giorni lavorativi;
• Consumo medio giornaliero: 4 pezzi.

Applichiamo la formula per calcolare la scorta di sicurezza:

(17 – 4,5) * 4 = 12,5 * 4 = 50 pezzi

Hai appena ottenuto la tua scorta di sicurezza per il Codice ART001.

Il grafico che ne risulta è simile al precedente, con alcune modifiche:

• non è presente la domanda (l’ho resa più alta e imprevedibile);
• è presente la linea della scorta di sicurezza (in verde);
• sono presenti sia la linea della giacenza sia quella della rottura di stock.
  

Come vedi dal grafico, la linea che rappresenta la scorta di sicurezza – e che si attesta su 50 pezzi – è sempre maggiore di zero. La giacenza può scendere al di sotto di questa linea perché gli ordinativi, purché prevedibili nella media, conservano sempre una notevole dose di casualità.

La scorta di sicurezza rappresenta quel cuscinetto che mette al riparo dal rischio di trovarsi senza materiale.Se ti accadesse di avere una giacenza inferiore a 50, l’importante è che sia sempre maggiore di zero, lontana dalla linea della rottura di stock. E come illustrato nell’esempio, capita spesso che la giacenza scenda sotto il livello di servizio della scorta di sicurezza, ma non incontra mai lo zero.

La scorta di sicurezza, infatti, deve sempre coprire la domanda, nel periodo di tempo che serve al fornitore per approvvigionare il materiale.

La scorta di sicurezza va benissimo, ma attenzione ai costi

Ora sai come sbrigartela e puoi stare finalmente al riparo dai guai. Con la formula che abbiamo appena visto, puoi calcolare subito la scorta di sicurezza di:

• materie prime;
• materiali di consumo;
• componenti;
• semilavorati;
• prodotti finiti.

Sono tutti indispensabili per far funzionare bene il tuo magazzino, ma attento a non esagerare con gli acquisti, perché avere le scansie piene zeppe di materiali genera 9 costi di magazzino, che sono obbligatori e possono farti spendere anche 250.000 €/anno.

E adesso?
Tutto qui?

Assolutamente no, se vuoi saperne ancora di più sulla scorta di sicurezza, calcolare in modo esatto la probabilità di copertura del consumo di un articolo, soppesare il numero di acquisti che fai presso i tuoi fornitori e rendere stabili i picchi degli ordinativi, posso aiutarti.