Le scorte di magazzino generano sempre dei costi 

Le scorte di magazzino sono utili. Soddisfano i bisogni dei clienti. Alimentano il reparto di produzione e rimediano ai ritardi di consegna dei fornitori. Ma se pensi che tenerle in magazzino sia gratis, stai facendo lo stesso errore del protagonista de “La storia della tasca scucita”, che un giorno si accorge di avere un piccolo strappo nella tasca dei pantaloni. Vede che è uscito giusto qualche spicciolo e pensa “Con quello che contano oggi… perché preoccuparsi?” I giorni passano. Dalla tasca continuano a uscire pochi spiccioli, ma lui non ci fa più caso.

Il mondo è pieno di gente che si ritrova con tasche consumate e fili che ciondolano: è quel che succede quando si è indaffarati e non si ha tempo di stare dietro ai dettagli. Mica si può sempre fare tutto! La stessa cosa avviene con i costi di magazzino.

E quando il protagonista della storia è il titolare di una piccola-media impresa, la verità è che da quella tasca escono almeno 250.000 €/anno di “costi di magazzino”.

Dunque, sì, bisogna farci caso e no, non deve succedere.

Perché è vero che hai l’impressione di aver perso poco, ma purtroppo si tratta di un abbaglio. A conti fatti, ti ritrovi senza i soldi che meriti. Non ti rendi conto che quei pochi spiccioli che ogni giorno escono dalla tasca sono il vero problema. Ti guardi nelle mani e stringi il vuoto.

È arrivato il momento di ricucire perché, come hai capito, si tratta di uno strappo che va sistemato subito. Il buco in tasca pesa tra il 25 e il 30% in più rispetto ai valori delle giacenze che hai in magazzino.

E quel costo enorme dipende proprio da queste.

Ti chiederai: perché le giacenze costano così tanto?
Come posso fare?
Il primo suggerimento è stanare i costi “nascosti”.  

Stanare i “9 ladri”, cioè i costi obbligati delle scorte. Ecco quali sono

Le scorte di magazzino generano 9 costi obbligati, che io chiamo i “9 ladri da stanare”, perché sono un po’ come delinquenti che ti rubacchiano il guadagno in silenzio approfittando del buco nella tasca. Se ne stanno lì in magazzino, proprio dove li hai fatti entrare, e hanno tutta l’intenzione di rimanerci. Li paghi per forza, senza alcuna possibilità di farla franca. Solo tu hai il potere di scovarli e di ridurli a un valore accettabile. E io voglio aiutarti a farlo.

Tra questi, lo chiarisco subito, non consideriamo il costo di acquisto. Non va messo in conto perché è quello che paghi come prezzo per il rifornimento dei materiali. Hai a che fare con lui tutti i giorni e lo conosci bene, perché lo vedi quando compri e gli dai valore: è indispensabile per avere le merci.

Ma tutti gli altri costi – i 9 ladri – li sostieni solo per avere il possesso delle merci. Che siano materie prime, semilavorati o prodotti finiti.

1 – Costi immobilizzati nelle scorte

I costi immobilizzati nelle scorte sono soldi che si accumulano in base alla giacenza delle merci. Di sicuro li conosci già: sono una delle voci classiche. Si chiamano così – immobilizzati – perché una volta che hai tirato fuori i soldi per comperare i materiali, quei quattrini sono bloccati, trasformati in cose e oggetti che non sono più recuperabili.

Vedila così: il tuo magazzino è un covo di denaro non più disponibile e non puoi usarlo per altri impieghi. Non puoi pagare gli stipendi, i debiti, assumere del personale, investire nell’acquisto di un macchinario o investire in fondi comuni per garantire il futuro di tuo figlio.

Pensa a quanto ammonta il valore delle scorte della tua azienda. Quei soldi ti prendono per il bavero e impediscono qualsiasi tentativo di investimento futuro da qui a 5 anni.

2 – Costi di movimentazione    

Li paghi affinché il personale si impegni a scaricare le merci, a spostarle dal magazzino alla produzione o dal magazzino alle spedizioni. Ma anche all’interno del magazzino stesso. Sono una parte della somma in denaro che gli addetti trovano in busta paga per aver svolto queste attività. Necessarie? Sì. Ma quanto ti fanno guadagnare? 

3 – Costi per merci invendute    

Li sostieni perché le merci sono scadute, invecchiate o deteriorate. Possono essere relativi a:

• articoli invenduti dopo la data di scadenza (per esempio i prodotti del settore alimentare, farmaceutico, chimico, ecc.);
• articoli invenduti causa invecchiamento tecnologico (dovuto a evoluzioni della tecnologia), invecchiamento estetico (un fenomeno tipico dei settori elettronico e abbigliamento) e deterioramento fisico (perdite di peso o di volume dovute a fenomeni naturali, fisici e biologici).

Sono costi che paghi dal momento in cui le scorte sono inutilizzabili e quindi non ti permettono di rispondere alle richieste dei clienti.

4 – Costi dovuti alla perdita di valore delle materie prime

Li sostieni quando il prezzo di mercato diminuisce. Tu hai comprato le scorte a un prezzo più alto, ma ormai sei costretto a fare con quelle che hai. Risultato: i tuoi prodotti finiti vengono realizzati a un costo maggiore e devi farli pagare di più ai clienti, oppure rimetterci di tasca tua.

5 – Costi sugli oneri assicurativi

Li paghi per proteggere il valore dei materiali da danneggiamenti, furti (compresi quelli dei dipendenti), incendi, alluvioni e così via.

6 – Costi per mancanza di spazio    

Sono i costi che si creano quando hai problemi di capienza e di spostamento. Un magazzino affollato causa notevoli perdite di tempo e non è in grado di accogliere altre scorte. Inoltre, è facile che si venga a creare del disordine. Gli addetti sono costretti a creare zone improvvisate di deposito, spesso lasciando i materiali per terra in mezzo ai corridoi o a zone di passaggio. 

7 – Costi amministrativi o di emissione dell’ordine di acquisto

I costi amministrativi appartengono alla categoria dei costi di ordinazione e sono collegati alla:

• preparazione e all’emissione dell’ordine di acquisto;
• preparazione dei documenti da compilare e inviare ai fornitori;
• gestione delle ricevute bancarie da pagare.

In pratica, riguardano tutto il personale addetto alla creazione, emissione e sollecito dell’ordine di acquisto. Si sommano ai successivi costi di creazione dei documenti interni di carico del magazzino e al loro inserimento a computer. Come vedi la lista è bella lunga, ma la buona notizia è che sono fissi (un ordine = un “tot” di spesa).

8 – Costi di trasporto dei materiali

Dipendono direttamente dalla quantità ordinata e dalla lunghezza della tratta da percorrere. Di regola, più alta è la quantità, più basso è il prezzo unitario che paghi ai fornitori. 

9 – Costi di rottura

Questi non sono né costi di mantenimento, né costi di ordinazione. Fanno gruppo a parte. Sono un costo perché rompere le scorte significa non avere la disponibilità in magazzino al momento della richiesta. La mancanza genera un costo che è collegato all’incapacità di rifornire i clienti. Se il cliente è “interno”, tipo il reparto di produzione, hai un ritardo nelle lavorazioni. Se i clienti sono esterni rischi di perderli e di incorrere in penali, con la necessità di cercare un modo alternativo per soddisfarli. Come vedi, non solo hai un mancato guadagno, ma anche una perdita di immagine, di fiducia e di serietà dell’azienda.

Costi di mantenimento, di ordinazione e di rottura

I 9 costi che ti ho appena illustrato possono essere raggruppati in 3 categorie:

1) Costi di mantenimento, che comprendono:

• costi immobilizzati nelle scorte;
• costi di movimentazione;
• costi relativi agli articoli invenduti;
• costi collegati alla perdita di valore delle materie prime;
• oneri assicurativi;
• costi per la mancanza di spazio.

2) Costi di ordinazione, che comprendono:

• costi amministrativi;
• costi di trasporto.

3) Costi di rottura.

Vediamo ora come si quantificano i costi che incidono maggiormente sulle spese di magazzino: quelli di mantenimento e di ordinazione.

Quanto ti costa mantenere il magazzino? Te lo dicono i costi di mantenimento

I costi di mantenimento, lo dice il nome, indicano quanto ti costa mantenere il magazzino. Come abbiamo visto, in totale sono 6. Qui sotto ho creato un grafico per capire come funzionano:

Come vedi, i costi di mantenimento crescono in modo proporzionale al crescere delle quantità. Maggiori sono le quantità di scorte e maggiori sono i costi che paghi.

Per facilitarti le cose e aiutarti a ricordare il significato di ogni singolo costo di mantenimento, ho creato per te un’infografica.

I costi di ordinazione: ecco come calcolarli

I costi di ordinazione sono 2 e li sostieni ogni volta che la tua azienda emette un ordine di acquisto. Sono pari alla somma dei costi amministrativi e dei costi di trasporto, diviso il n. dei pezzi acquistati:

Costi di ordinazione = Costi amministrativi + Costi di trasporto / N. di pezzi acquistati
Anche in questo caso ho preparato un grafico per te. È un esempio per vedere come funzionano i 2 costi di ordinazione:

I costi di ordinazione sono unitari (incidono sul singolo pezzo acquistato) e diminuiscono al crescere delle quantità. Maggiori sono le quantità di scorte e minori sono i costi di ordinazione.Tenere conto di tutti questi costi – costi di mantenimento, di ordinazione e di rottura – ti consente di prevederne il peso e di mantenere ben saldo il timone che guida l’azienda. Pronto a partire? Bene.

Ora facciamo il calcolo per vedere a quanto ammontano i tuoi. 

Come calcolare i costi delle scorte di magazzino

Sei curioso di sapere a quanto ammontano i costi delle scorte di magazzino della tua azienda? Vuoi sapere come si fa a fare il calcolo? Arrivo subito al dunque. Per poter quantificare la spesa che sostieni c’è una regola fissa.

Viene dall’esperienza del mio lavoro come consulente aziendale  e vale per tutti i settori, industriali e manifatturieri:

i costi sono proporzionali alle scorte presenti in magazzino e sono compresi tra il 25 e il 30% del valore delle scorte disponibili.

In soldoni, se hai 1.000.000 € di scorte vuol dire che ti ritrovi con almeno 250.000/300.000 € di costi che mostrano i denti. Adesso vai a vedere di persona qual è il valore delle scorte della tua azienda e calcola quanti sono i costi.

A quanto ammontano?
Te lo aspettavi? 

Raccontami la tua sui costi delle scorte di magazzino

Nel mio lavoro ho a che fare con aziende che hanno problemi con i costi delle scorte di magazzino e ho notato che spesso danno per scontato che sia una cosa che riguarda la contabilità. Credono che debbano pensarci i ragionieri, i dipendenti, quelli che hanno le scrivanie piene di “scartoffie” e si intendono di bilancio. Ebbene, non è così.

Pretendere di dare la colpa al reparto amministrativo significa volersene lavare le mani. I costi interessano in prima persona i direttori di stabilimento, di produzione, di magazzino e tutta la direzione. In pratica, toccano da vicino chi è al comando dell’azienda ed è in grado di tenerli sotto controllo. E tu? Avevi mai pensato di intervenire in prima persona sui costi delle scorte?
Ti sei fatto un’idea di quante acquistarne?

Se vuoi sapere come calcolare la giusta quantità da tenere a magazzino, la risposta è “equilibrio”.

Per non sprecare 250.000 €/anno a causa dei costi di stoccaggio, hai bisogno di equilibrio

Siccome uno dei tuoi obiettivi principali è quello di avere sempre l’articolo a magazzino, perché determina un guadagno sicuro (i clienti continuano a venire da te invece di passare alla concorrenza), è opportuno trovare un equilibrio.
Del resto, le scorte ti servono: le devi comprare, stoccare. Su questo non ci piove. Però puoi comprare bene o male. Compri bene se acquisti la quantità giusta. Compri male se acquisti troppo o troppo poco. Per fare una cosa ci sono tanti modi giusti, ma ancora di più sono quelli sbagliati.

A mezza strada tra gli estremi c’è la strategia giusta che ti fa sostenere i costi minimi e ti premia per la quantità ottimale di scorte. È un metodo che metto in pratica tutti i giorni a favore delle aziende che seguo, che si basa su:

• dimensionare le scorte;
• bilanciare il livello di servizio ai clienti;

allo scopo di soddisfare le loro richieste e contenere i costi.

Hai dubbi su come fare a determinare il valore delle scorte?
Non ti torna il numero che salta fuori?
Parliamone in un caffè virtuale. Risponderò a qualsiasi domanda.