Cosa sono le scorte di magazzino e qual è la loro funzione?

Non ti do una definizione di scorte di magazzino, perché sappiamo entrambi di cosa si tratta, giusto? Ti dico invece cosa sono per la tua azienda: un valore concreto che ti permette di soddisfare le richieste dei clienti, mantenere operativa la produzione e rimediare ai ritardi dei fornitori.

Ma che succede se trascuri il tipo di scorte che ti metti in casa?
Come sai, le scorte si creano a tutti i livelli aziendali.
Infatti, puoi avere scorte di:

• materie prime,
• componenti,
• semilavorati,
• prodotti finiti,
• materiali di consumo (combustibili, oli lubrificanti, materiali di cancelleria, detersivi per l’attività di pulizia, scorte di acqua, ecc.).

Tutte vanno a formare il tuo magazzino. Sono ugualmente importanti? No. Alcune lo sono di più e sono quelle che devi tenere sotto controllo per evitare problemi.

Conoscere il tipo di scorte che hai in magazzino ti evita due problemi

Se non conosci il tipo di scorte che hai in casa, possono verificarsi 2 possibilità:

1) Resti senza scorte quando ce n’è bisogno.
E qui l’esito è spinoso perché i tuoi clienti potrebbero “assaggiare” la concorrenza.

2) Compri troppi materiali.
Magari hai avuto sconti su grandi quantitativi e hai pensato di aver fatto un affare. Ma è facile ammucchiare roba che poi viene dimenticata…

E indovina un po’ quand’è che te la ricordi?
Quando fai l’inventario.

Trovi le scorte e ti dici: “Oh! Queste? Da quant’è che stanno qui? Un anno.”
E ti domandi: “Adesso cosa ne faccio? Intanto le conto perché vado di fretta, poi ci penserò…”.

Così succede che le scorte rimangono lì fino all’inventario dell’anno dopo e a quello dell’anno dopo ancora… Ho visto scorte ferme in magazzino da oltre 15 anni.
Purtroppo, su questo mucchio sempre più grande (ammesso che sia ancora utilizzabile) ci paghi il costo dello stoccaggio, perché le scorte hanno sempre dei costi.  

Sia che resti senza scorte, sia che ne compri troppe, la conseguenza è la stessa: hai perso il controllo del magazzino. Inoltre hai preso decisioni sbagliate, perché ti mancavano tutte le informazioni.

Purtroppo, non è finita qui. Perché, senza conoscere quali sono le categorie di scorte a magazzino, non puoi neanche farti un’idea dei margini di guadagno.

Trascurare la natura dei materiali che hai in casa (da dove arrivano, a cosa servono, come devono essere impiegati) significa una cosa sola: pagare a vuoto! Di fronte a questo pericolo devi ottenere le informazioni che ti mancano e classificare le scorte che hai in casa con ordine.

Come si classificano le scorte di magazzino e quali sono le 6 tipologie più importanti

Le scorte di magazzino si classificano in base alla loro funzione. Ho fatto un elenco delle 6 principali e ognuna ha un ruolo ben preciso:

1. Scorte normali (spesso chiamate anche scorte cicliche, standard o usuali).
   Servono per soddisfare sempre le richieste dei clienti.
2. Scorte di sicurezza.
   Tengono a bada gli ordini imprevisti dei clienti e i ritardi di consegna dei fornitori.
3. Scorte stagionali.
   Servono a soddisfare richieste che si presentano in particolari periodi dell’anno.
4. Scorte economiche.
   Anticipano gli aumenti di prezzo di materie prime e semilavorati.
5. Scorte di transito.
   Si trovano “in mezzo” tra un reparto aziendale e l’altro.
6. Scorte di alimentazione.
   Servono a rifornire il reparto di produzione.

Vediamole insieme nel dettaglio.

1 – Scorte normali

Le scorte normali sono note anche come scorte cicliche perché vengono acquistate a intervalli di tempo regolari. Sono quelle più conosciute. Quelle di cui hai più bisogno. Ti servono per soddisfare sempre le richieste dei clienti.
Quante averne a magazzino? Ecco il mio consiglio: tieni sotto controllo la quantità delle scorte normali in base all’esperienza degli anni passati. Se di un articolo vendi molto, metti da parte quantità più alte. Se le vendite sono incerte, tieni scorte più basse.

2 – Scorte di sicurezza

Le scorte di sicurezza ti servono per tenere a bada gli ordini imprevisti dei clienti. Sono utili anche nel caso tu debba far fronte ai fermi di produzione o ai ritardi di consegna dei fornitori. Devi sempre conservarne una quantità minima, perché sono una garanzia. Dimostrano quanto tu abbia a cuore i bisogni dei clienti.

Una curiosità. Sapevi che anche il Consorzio Agrari d’Italia di Bologna, produttore di pomodoro da industria, ha fatto ricorso alle scorte di sicurezza a causa dell’emergenza Covid? Durante il lockdown, il consorzio ha avuto un picco di vendite del +50% rispetto all’anno precedente (fonte: Markup “Conserve Italia: parte la lavorazione del pomodoro”) Di fronte al boom di richieste, è stato costretto a utilizzare quasi tutte le giacenze di magazzino per produrre le conserve. Se non avesse avuto le scorte di sicurezza, avrebbe perso i suoi clienti

3 – Scorte stagionali

Le scorte stagionali servono a soddisfare richieste che si presentano in particolari periodi dell’anno, ma hanno un certo consumo anche durante gli altri mesi.
Sono abbastanza imprevedibili. In generale nessuno è in grado di sapere quante saranno, per cui va bene fare provviste un po’ alla volta. Il mio consiglio è fare rifornimenti ogni 2 mesi: è l’intervallo giusto per non rimanere senza e garantire un livello di servizio onorevole.

4 – Scorte economiche

A cosa servono le scorte economiche? A gestire con furbizia l’imprevisto. C’è bisogno della massima avvedutezza per mettere da parte le scorte economiche. Ti fanno spendere meno al momento dell’acquisto e guadagnare di più al momento della vendita.

Proprio per la loro natura un po’ audace, in gergo si chiamano anche scorte speculative. Infatti, per anticipare aumenti di prezzo di materie prime e semilavorati, devi fare qualcosa che somiglia al gioco in borsa: investire prima, per scongiurare nel tempo costi più alti.
È il classico caso di aumento di listino da parte dei fornitori, che ti avvertono da una certa data in poi. Non si tratta di mettere a repentaglio grandi capitali come nella borsa valori reale, ma devi essere sicuro che il rincaro ci sarà. Si tratta di approfittare di una normale situazione dei mercati.

5 – Scorte di transito

Le scorte di transito sono quelle che si trovano “in mezzo” tra un reparto aziendale e l’altro, in attesa di giungere a destinazione: la loro natura è quella di trovarsi lungo il percorso della catena di fornitura (tra il magazzino e la produzione, tra un macchinario di produzione e l’altro, tra il magazzino di produzione e la zona-spedizioni, ecc.).

Sono materiali oggetto di fabbisogno da parte di una zona specifica dell’azienda che chiede a un’altra zona la disponibilità. Le scorte non rimangono mai ferme: si spostano dal magazzino alla produzione, dalla produzione alle spedizioni, dalle spedizioni ai clienti. Se le gestisci in modo corretto, puoi controllare il traffico e lasciare il magazzino in ordine. Altrimenti è facile imbattersi in merci ancora da maneggiare. È uno dei risparmi maggiori. Puoi limarlo all’infinito e migliorare senza sosta. Molti imprenditori sottovalutano questo aspetto. 

6 – Scorte di alimentazione   

Le scorte di alimentazione servono a rifornire la produzione e a “tranquillizzare” chi la gestisce. Il reparto di fabbricazione, infatti, ha le sue caratteristiche: è molto esigente e spesso è sotto pressione perché deve raggiungere gli obiettivi giornalieri. Prevedere il giusto quantitativo di scorte di alimentazione aiuta a evitare fermi produttivi e altre situazioni spiacevoli: programmi di lavoro da rifare, addetti che smettono di lavorare per mancanza di istruzioni, rinvii delle spedizioni e lamentele dei clienti. C’è bisogno di aggiungere altro per capire quanto siano importanti?

Perché “perdere tempo” con le scorte?

Perché ti servono per soddisfare i clienti e accontentare le loro richieste. Ti aiutano ad alimentare il reparto di produzione che deve sempre essere operativo (e sfruttare al meglio gli impianti e i macchinari). Ti permettono di risparmiare tempo e soldi, se sai quali sono, quando acquistarle e come ridurre le scorte di magazzino grazie al punto di riordino, senza errori. Le scorte sono un’occasione unica per risparmiare sugli acquisti e sulla permanenza delle merci in magazzino. Ti invito a prendere nota delle 6 scorte principali. A tenerne conto quando dovrai decidere la quantità da acquistare e il momento giusto per passare gli ordini ai fornitori.

E perché solo 6 tipologie?

Ora potresti chiederti: “Perché solo 6 tipi di scorte? E tutte le altre?”
Avresti ragione: le scorte totali di magazzino in realtà sono 15. Tanto per fare un esempio: esistono le scorte funzionali, quelle di allerta, le inattive, di ciclo, nette, massime, virtuali e via dicendo.

Ma ho voluto parlarti solo delle 6 più importanti perché il tempo è prezioso.
L’elenco completo sarebbe stato lungo come la Quaresima. Ti avrei distratto da quelle che sono decisive in ogni situazione. Per questo è meglio spiegare quelle principali: per mantenere un ordine di priorità nelle cose a cui dedicare il tuo lavoro. 

Se hai fame, non ti compri un ristorante…  

… ma vai a vedere cosa c’è in dispensa. Sei d’accordo?

I 6 tipi di scorte che abbiamo visto in questo articolo sono un tesoro prezioso che determina il destino della tua azienda. Sono decisive per mandare avanti la baracca. Per dare prestigio a quello che fai.

Eppure, non è tutto oro quel che riluce. Sugli scaffali del tuo magazzino si nascondono pericoli che fanno sorgere costi di cui potresti non accorgerti. Sono sempre sotto i tuoi occhi ma, a furia di lavorare e di dedicarti a cose urgenti, è probabile che tu li abbia trascurati. Meglio intervenire subito e mettere il portafogli al riparo.

In questo, posso aiutarti.