Grazie a un intervento sul magazzino, basato sull’uso di scorta di sicurezza, punto di riordino, lotto economico d’acquisto e indice di rotazione, ho aiutato una PMI del settore chimico a ridurre di 1 Milione le scorte di magazzino, smobilizzando oltre 300.000 € per nuovi investimenti.
Opera nel settore della lavorazione e confezionamento dei prodotti chimici.
Luogo: PISA, Toscana.
Dimensioni: medio-piccole.
Il mio intervento: consulenza settimanale.
Durata: 11 mesi.
Il cliente mi chiama per una consulenza aziendale ad hoc, perché teme di avere delle scorte di magazzino troppo alte. Mi chiede quindi di quantificare le merci e di valutare la necessità di un intervento.
Il magazzino, infatti, contiene sia prodotti finiti che merci commercializzate e le scorte che lo compongono provengono da 2 parti:
Quando mi reco in azienda per quantificare le scorte di magazzino, scopro che sono esagerate. Infatti:
Mi rendo conto che le scorte incidono eccessivamente sul bilancio dell’azienda, rispetto alle attività correnti, ovvero ai soldi che si trasformano in denaro liquido entro 1 anno (crediti verso clienti + cassa). Per essere a posto, le scorte devono essere sotto al 50%. E in questo caso superano di gran lunga la soglia.
Il valore delle scorte di magazzino è un capitale immobilizzato. Significa che, una volta tirati fuori i soldi per comprare i materiali, quegli Euro si trasformano in scorte. A quel punto non c’è verso di recuperarli e il magazzino diventa un covo di denaro non più spendibile. Una miniera bloccata che non può essere usata per:
Allo stesso tempo, bisogna provvedere anche ai bisogni dei clienti. Una gestione delle scorte di questo tipo assomiglia a un gatto che si morde la coda: servono i materiali per soddisfare i clienti, ma questi restano immobilizzati impedendo all’azienda di investire per crescere e migliorare il servizio.
Nel tenere sotto controllo le scorte, so che troverò altre occasioni per risparmiare. Infatti, mi accorgo che l’azienda possiede un software gestionale completo, ma inutilizzato, inoltre la parte dedicata alle giacenze degli articoli è vuota.
I magazzinieri ispezionano a vista le merci stoccate e decidono se procedere a un riordino: attività abituale che fa lievitare i costi. Infine, da 2 anni, l’azienda ha i terminali portatili per la lettura dei codici a barre. Costo: 30.000 €, ma al momento risultano inutilizzati.
Capisco che i problemi più rilevanti da affrontare sono 2:
1. Dimensionare il magazzino dando una giusta proporzione;
2. Ridurre gli sprechi.
Propongo alla Direzione – che accetta – un intervento basato sul punto di riordino e sul lotto economico di acquisto presso i fornitori, su scorta di sicurezza e indice di rotazione, attento a rispettare i piani di lavoro dell’azienda in modo che tutti continuino le loro operazioni senza ostacoli.
Per prima cosa, devo capire quante e quali sono le movimentazioni di merce, e come si possono accontentare i clienti ottimizzando le giacenze. Poi procedo nel:
L’azienda deve mantenere il livello di servizio verso il cliente finale e garantire la continuità delle vendite. Per questo seguo da vicino il Responsabile degli Acquisti e il Responsabile di Magazzino, li affianco e li formo per 2 mesi, 4 ore la settimana, sul concetto e sull’uso di scorta di sicurezza, punto di riordino, lotto economico d’acquisto e indice di rotazione.
Nel frattempo, ottimizzo in prima persona le scorte per tenere i costi sotto controllo, concentrandomi sugli articoli che pesano di più sull’azienda, utilizzando la tecnica dell’analisi ABC.
Affianco nel lavoro gli addetti di magazzino. Seguo quello che fanno, mi faccio spiegare le mansioni, i perché delle loro attività e se necessario li aiuto in prima persona. Poi passo a spiegare a ognuno di loro l’importanza di alcune attività rispetto ad altre.
Mettere mano ai rapporti tra soci, dipendenti o colleghi è qualcosa che può spaventare: litigi, distanze e vendette sono dietro l’angolo. Per evitare problemi del genere uso cautela, un metodo equilibrato e massima discrezione. Intervenire è parte del mio lavoro: sono preparato da anni di esperienza e ne ho viste di tutti i colori. Fare gruppo e creare amalgama è in cima alla lista delle mie competenze.
Per cui ci riuniamo, ognuno di loro fa la lista dei problemi che normalmente incontra, e poi ci accordiamo per migliorare la condizione di tutti. Chiarisco la necessità di utilizzare la scorta di sicurezza, il punto di riordino, il lotto economico d’acquisto e l’indice di rotazione.
Li aiuto in prima persona ad abbandonare in modo graduale l’ispezione a vista e gli appunti cartacei. Nasce subito una discreta simpatia per i terminali portatili e fiducia nel sistema gestionale informatico. Tutti capiscono che si lavora meglio e si risparmia tempo per altre attività importanti.
Questo è solo un estratto. Se vuoi conoscere nel dettaglio come ho aiutato questa azienda a raggiungere i risultati che ti sto presentando, come ho quantificato i costi (con tanto di tabelle e grafici) e sciolto i nodi più complessi, scarica il PDF.
In soli 11 mesi di lavoro, compresa analisi, formazione e intervento diretto, le scorte di magazzino, rispetto alle attività correnti, si sono ridotte a 1.467.000 €, una diminuzione del 19%.
L’azienda ha smobilizzato 344.000 €, soldi che si rendono disponibili per qualsiasi tipo di impiego: assunzione di un dipendente, acquisto di automezzi, investimento in nuovi macchinari, pagamento degli stipendi, ecc.
Sono cambiate le percentuali dei crediti verso clienti e della cassa: dal 44% (21+23) dell’anno precedente sono passate al 53% (26+27). Questo significa che l’azienda ha una quantità maggiore di capitale esigibile a breve termine.
Abbiamo scoperto che 2 risorse di magazzino dedicavano in totale ben 49 giorni all’anno (!) nel controllo, nella ricerca e nella conta di articoli da riordinare senza alcun costrutto per l’azienda.
Venivano pagati a vuoto per attività che non portavano soldi ma solo sprechi. Pertanto, l’azienda ha liberato subito questi 2 addetti da 400 ore di lavoro inutili e adesso può contare su un sistema gestionale sicuro.
Oggi l’azienda risparmia, ogni anno, almeno 350.000 €. Non contando gli anni successivi, ha tenuto da parte un importo che si avvicina al milione di euro, che ha usato per continuare a pagare i fornitori con le ricevute bancarie.
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