A cosa servono i buoni fornitori? 

Anzi, meglio, sai a cosa servono i cattivi fornitori? A fare un acquisto sbagliato. E ogni volta che succede, oltre a far piangere il portafogli, rischi di gettare alle ortiche anni di sacrifici. Per questo è importante sapere da dove iniziare per gestire bene i fornitori.

Anche perché acquistare è inevitabile. È come mangiare e respirare. Senza acquisti l’azienda muore, pertanto conviene farli bene ed essere preparati. Tutto quello che metti in cambusa (e che paghi) serve prima di tutto per alimentare le attività di produzione. E una volta che il materiale è lavorato, è troppo tardi per tornare indietro. Per questo è vitale saper acquistare bene. Inoltre, i clienti si fidano di quello che fabbrichi. Ma se la qualità di quello che consegni tentenna, possono sempre rivolgersi a uno dei tuoi concorrenti. È una cosa che ti attende al varco ogni giorno e che mette alla prova le tue qualità di imprenditore.

La buona notizia è che puoi superare questo momento ed evitare le trappole dell’approvvigionamento. Puoi trasformare il costo in un’opportunità di risparmio. Come fare?
Sistemando subito 3 cose.

3 cose da fare subito per gestire i fornitori

Devi sistemare 3 cose prima di continuare gli acquisti e prepararti a cambiare la relazione con i tuoi fornitori: 

1. sostenere il reparto acquisti;
2. dare un servizio ai clienti interni;
3. dare un voto ai fornitori.

Vediamole nel dettaglio. 

1 – Sostenere il reparto acquisti, cioè chi tratta con i fornitori ogni giorno

Potrà sembrarti un po’ scontato, ma tutelare le attività di chi si occupa degli approvvigionamenti è un atto di fiducia necessario. Per questo devi dare impulso al lavoro di chi si impegna a:

• ridurre il prezzo di acquisto;
• calcolare il minor costo totale possibile;
• ridurre i costi della non qualità, ovvero i costi legati all’ingresso in produzione di materiali difettosi che costringono a rilavorare il prodotto o a scartarlo;
• limitare i ritardi di consegna;
• contenere la burocrazia dei documenti per abbuoni, resi su acquisti e penali.

Queste persone si impegnano ogni giorno per garantirti qualità, contenimento dei costi e tempi sostenibili.

E numericamente sono più di quelle che credi. 

Non si tratta solo del singolo che vive rinchiuso nello “sgabuzzino” dell’Ufficio Acquisti e che passa il tempo a mandare ordini ai fornitori. Ma anche dei magazzinieri, degli addetti in produzione e del reparto spedizioni. Ognuno con la sua parte di mansione, ognuno con il suo prezioso contributo.

2 – Dare un servizio ai clienti interni, cioè ai tuoi dipendenti

Per clienti interni all’azienda si intendono i tuoi dipendenti. Ogni reparto dell’azienda è cliente di un altro: il magazzino è cliente degli acquisti, la produzione del magazzino, le spedizioni della produzione. È fondamentale mettere a disposizione di chi lavora in questi reparti i materiali adatti all’impiego, nelle quantità necessarie e nel momento di utilizzo previsto.

Guarda come funziona questa catena indissolubile:

Il cliente interno degli acquisti è il magazzino
Il “cliente Magazzino” si aspetta di ricevere dal “fornitore Ufficio Acquisti” il codice giusto, nella quantità giusta e al momento giusto. Altrimenti le pecche nate in questa fase devono fronteggiare un reso o, peggio, si propagano in produzione.

Il cliente interno del magazzino è la produzione
Il “cliente Reparto produttivo” si aspetta di ricevere dal “fornitore Magazzino” il codice giusto, nella quantità stimata, al momento di iniziare a fabbricare. Altrimenti i ritardi accumulati in questa fase pregiudicano le aspettative dei clienti.

Il cliente interno della produzione è la spedizione
Il “cliente Spedizioni” si aspetta di ricevere dal “fornitore Produzione” i prodotti giusti, nelle quantità corrette, nel momento esatto in cui deve partire la consegna. Altrimenti la merce esce in ritardo, il trasportatore deve correre, la produzione del cliente rallenta, fioccano le lamentele e le imprese che finora ti hanno accordato fiducia, iniziano a guardarsi intorno. 

Come vedi, ogni reparto ha il suo compito:

01 – Le vendite raccolgono le informazioni sulle quantità vendute in un determinato periodo (il cosiddetto storico) e redigono un previsionale di vendita da trasmettere agli acquisti. 

02 – Gli acquisti ponderano cosa, quando e quando approvvigionare, in merito alle trattative concluse con i fornitori in base agli spazi liberi in magazzino. Questo reparto ha una forte connessione con la parte finanziaria dell’azienda.

03 – Il magazzino si aspetta di ricevere dal “fornitore ufficio acquisti” il codice giusto, nella quantità giusta e al momento giusto, in funzione del fabbisogno della produzione.

04 – La produzione consuma materie prime, componenti e semilavorati e ha come scopo la creazione del prodotto finito. Una volta ottenuto, occupa gli spazi del magazzino di spedizione.

05 – La spedizione temporizza le funzioni in ragione dei ritmi produttivi. Inoltre, sincronizza la pallettizzazione con la consegna della merce (siamo vicini al concetto di supply chain). 

06 – Una volta ricevuta la merce, il cliente è il maggior produttore di dati numerici e di indici. Sono i dati che servono proprio alle vendite per produrre lo storico (ed ecco che si torna al punto 01).

Cosa impariamo da questo ciclo?
Che la prima entrata è l’acquisto, perché è da qui che nasce la valutazione di quali e quante merci ordinare. 

Tutta la catena “clienti-fornitori” interni dipende dai fornitori che scegli

La capacità dei tuoi settori aziendali di produrre “in uscita” dipende da quello che ricevono “in entrata”. E la prima entrata è l’acquisto dai fornitori.

Quando tutti i tuoi clienti interni sono puntuali, completi ed economici, la catena dell’azienda guadagna in modo esponenziale. È come il gioco del telefono senza fili. Se la parola detta all’orecchio del cliente interno non è chiara, giunge fuori tempo o è sbagliata, il prodotto finale che esce dall’azienda è inadeguato e il servizio ai clienti compromesso. Quando la parola viene detta al momento giusto, secondo le regole e i bisogni, la catena risulta solida.

Se prima non costruisci questo legame tra i fornitori e i tuoi clienti interni non riuscirai mai a tenere sotto controllo gli acquisti. Avrai un’idea vaga e non misurabile di quello che accade. E basarsi solo su idee confuse significa sbandare, prendere decisioni sbagliate.

È come guidare un’auto non collaudata: devi pagare la multa e ti tolgono i punti dalla patente. Che tradotto per la tua azienda, vuol dire sostenere costi che mandano i guadagni a farsi benedire e perdere credibilità agli occhi dei clienti.

3 – Dare un voto ai fornitori

È opportuno che inizi a valutare il lavoro dei tuoi fornitori e a creare un’aspettativa sui loro servizi. Tutte le aziende lo fanno: dai colossi imprenditoriali tipo Google o Fininvest fino al negozio di gastronomia. Per riuscire in questo, ti servono metodi facili e collaudati per qualificarli.

Intanto devi sapere che un fornitore merita un voto alto quando è:

• puntuale
• flessibile
• economico
• collaborativo
• ascolta i tuoi problemi
• consegna esattamente ciò che gli è stato ordinato.

In consulenza e in formazione, spiego sempre ai miei clienti come assegnare un punteggio a ognuna di queste caratteristiche e come utilizzare i numeri una volta ottenuti. 

Le 6 fasi della selezione e della gestione dei fornitori

Ora vediamo come qualificare i tuoi fornitori e poi come gestirli, in 6 passaggi.

1 – Definisci caratteristiche, quantità e qualità dei materiali da acquistare

Per i materiali che acquisti, è necessario determinare:

• gli aspetti esterni;
• le caratteristiche tecniche;
• i requisiti di conformità ai lavori che svolgi nel reparto produzione;
• la stima dei fabbisogni a medio-lungo termine.

Queste informazioni sono molto importanti nella gestione dei fornitori perché ti servono quando:

• selezioni i fornitori;
• i clienti ti chiedono prodotti personalizzati;
• stabilisci le regole commerciali nei documenti chiamati capitolati d’acquisto.

Fai attenzione. Anche se può sembrarti una fase scontata, ricorda che nel mercato di oggi la personalizzazione del prodotto è diventata un imperativo. Per cui ti conviene rendere esclusivo il materiale che scegli. È proprio con questo primo passo che puoi decollare e creare un prodotto flessibile che vada incontro alle esigenze dei clienti.

Per te è un’opportunità per produrre tanto in modo semplice. Per i clienti sarà come trovare un tesoro e avranno abbondanza di prodotti realizzati con rapidità. Il che si traduce in massimo gradimento per la tua azienda.

2 – Ricerca e qualifica i fornitori 

È una ricerca su due fronti, perché devi analizzare i fornitori che hai già e quelli nuovi. Infatti, ne ricavi due liste:

• la lista di fornitori conosciuti (quelli con cui tratti di solito) compilata sulla base delle prestazioni;
• la lista di fornitori potenziali (quelli da cui non hai mai comprato prima) compilata sulla base di informazioni raccolte in più occasioni: durante le fiere, nei siti internet, sulle riviste di settore, partecipando a congressi e seminari, o ricevendo consigli tramite il passaparola.

Le due liste devono essere fatte dal personale con approfondite conoscenze tecniche (che sa come funziona un componente e quali caratteristiche deve avere) e dai commerciali (che conoscono l’andamento dei prezzi delle materie prime).

La ricerca delle fonti d’acquisto passa anche attraverso la verifica dell’integrità finanziaria. Puoi farla chiedendo a ogni singolo fornitore l’organigramma, la visura camerale e i bilanci degli ultimi 3/5 anni. La qualifica invece raccoglie altri dati nella gestione dei fornitori, attraverso questionari e visite agli stabilimenti di produzione. Tutto quello che ottieni lo inserisci nel registro dei fornitori qualificati. Te ne parlo nell’articolo su come scegliere i fornitori buoni e sfruttare quelli cattivi.

Attenzione ai fornitori che tentennano…

Ricorda che in questa fase il fornitore dovrebbe essere contento di condividere informazioni sui suoi bilanci e la visura camerale. È un primo segnale di trasparenza e onestà.

Se hai a che fare con fornitori che tentennano e che cercano scuse per eludere la richiesta, puoi già attribuire loro una prima valutazione negativa. Nessuno, nel mercato di oggi, desidera sfuggire a queste domande. Se lo fa è perché ha qualcosa da nascondere oppure perché non è all’altezza.

Alimenta continuamente la lista di fornitori

Il tuo responsabile acquisti deve alimentare continuamente una rosa di fornitori abituali e potenziali. Questo processo è vitale come lo è la luce del sole per la crescita delle piante. Senza un numero di fornitori sufficiente la tua azienda si spegne, rischia fermi di produzione e perdite di clienti.

3 – Scelta dei fornitori

Questa è la fase più importante. Quando invii le richieste d’offerta ai fornitori e inizia la trattativa, devi chiedere: 

• qual è il prezzo dei materiali;
• il tempo di consegna;
• la modalità di pagamento;
• le quantità minime d’acquisto;
• il valore minimo d’acquisto e così via, fino a coprire tutte le esigenze prima di procedere con la scelta.

La trattativa serve a chiarire e a definire in dettaglio quali sono le regole del rapporto commerciale nella gestione dei fornitori. Per cui, prima di considerarla terminata, assicurati di avere tutto quello che ti serve.

A questo punto puoi confrontare e scegliere i fornitori più vantaggiosi. È la parte più delicata ma anche quella più avvincente.

Come individuare e gestire i fornitori più vantaggiosi

Arriva il momento di sapere qual è il fornitore che fa per te. Di solito è qui che ti fermi alle apparenze, che vai a braccio, che prendi a riferimento solo il prezzo più basso e tiri dritto senza considerare altre caratteristiche dell’offerta.

Ma spesso le offerte nascondono problemi e costi che vanificano ogni sforzo. Se presti il fianco a questo genere di pericoli perdi tutto il vantaggio e dai il benservito al portafogli. Comprometti il futuro della tua azienda per non aver dedicato un po’ di tempo alla scelta.

Ne vale la pena?
Meglio dotarsi degli strumenti giusti per confrontare e selezionare tutti i fornitori che vuoi.

Gli strumenti della gestione e selezione dei fornitori

Gli strumenti che ti permettono di selezionare i fornitori migliori per te sono la griglia dei fornitori e il costo totale di acquisto:

• Con la griglia dei fornitori puoi assegnare un punteggio e determinare una vera e propria classifica dal fornitore più conveniente a quello più sfavorevole. 
• Con il costo totale di acquisto puoi finalmente decidere al di là del semplice prezzo più basso. Puoi considerare per intero ogni singolo costo che si nasconde dietro l’approvvigionamento.

È il modo migliore che hai per iniziare a valutare il lavoro dei tuoi fornitori e creare un’aspettativa sui loro servizi. E come sai un fornitore merita un voto alto quando è: puntuale, flessibile, economico, collaborativo, ascolta i tuoi problemi e consegna esattamente ciò che gli è stato ordinato.

4 – Emettere l’ordine

Emettere l’ordine a fornitori è piuttosto semplice e rientra nella parte pratica delle cose. Puoi assegnare questa mansione a un impiegato. Se vuoi sapere quando arriva il momento giusto per fare un nuovo ordine di acquisto, leggi cos’è e come calcolare il punto di riordino.

5 – Controllare l’ordine e gestire i fornitori

Il controllo viene svolto per garantire che la merce giunga a destinazione nei tempi e nei modi previsti. A volte è il tuo impiegato a muoversi e a dover contattare il fornitore per assicurarsi che vada tutto bene.

I fornitori più bravi invece si impegnano a dare tutte le informazioni che ti servono attraverso le cosiddette conferme d’ordine. Le possono procurare con telefonate, e-mail, o con una tracciatura informatica in tempo reale che ti dice dove si trova la merce in transito.

Un po’ come avviene oggi con gli strumenti usati dai corrieri.

6 – Post-acquisto e valutazione dei fornitori

Il post-acquisto riguarda la gestione di eventuali reclami da parte tua, la richiesta di assistenza e l’aggiornamento degli archivi contenenti le informazioni sui fornitori.

La valutazione invece riguarda il giudizio sulla prestazione dei fornitori, per capire se c’è qualcosa da correggere. Il giudizio che dai puoi esprimerlo su:

• affidabilità delle consegne;
• facilità di ricevere e accettare il materiale;
• qualità dei materiali ricevuti;
• tempi di emissione delle bolle di accompagnamento e delle fatture;
• tutti i criteri che per la tua azienda sono sensibili nella gestione dei fornitori.

Condividi queste fasi con i tuoi dipendenti

Fai in modo che anche i tuoi dipendenti vengano a conoscenza di queste 6 fasi. Presentale e diffondile con accuratezza. Parlatene tutti insieme: ti garantirai la stabilità nell’osservanza di tutte le procedure. Per facilitarti le cose e aiutarti a ricordare il significato di ogni singola fase, ho creato per te un’infografica:

È molto importante condividere queste informazioni con chi lavora con te e gestire i fornitori con oculatezza, perché gli acquisti contribuiscono in maniera diretta al risultato economico di Bilancio.

Pensa a quando ti ritrovi a leggere il Bilancio annuale e ti chiedi perché i risultati sono modesti e dove puoi aver sbagliato, vai alla ricerca dei contenuti che ti hanno danneggiato e… non li trovi.

Adesso invece hai ben chiaro che più compri male, più “costi di acquisto” sbagliati sostieni. Ed è quella la voce che devi cercare e interpretare.

I “costi di acquisto” inutili spingono l’azienda verso il burrone. Quelli convenienti ti fanno risparmiare e mantengono l’azienda in salute.

Se vuoi approfondire ancora come ricercare e valutare le ditte da cui acquistare, assegnare un punteggio e considerare ogni singolo costo che si nasconde dietro l’approvvigionamento, posso aiutarti.